คู่มือคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ: บทบาท หน้าที่ และแนวทางปฏิบัติให้ถูกต้องตามระเบียบพัสดุ 2560

การปฏิบัติงานในหน่วยงานราชการหรือหน่วยงานของรัฐ อีกหนึ่งหน้าที่สำคัญที่ข้าราชการ พนักงานราชการ หรือลูกจ้างประจำ มักจะได้รับการแต่งตั้งให้ปฏิบัติอยู่เสมอนอกเหนือจากงานประจำก็คือการเป็น “คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ”

หน้าที่นี้มีความสำคัญและมีความรับผิดชอบสูงมาก เนื่องจากเป็นผู้ทำหน้าที่ตรวจรับสินค้า งานบริการ หรือโครงการจ้างต่าง ๆ ที่จัดซื้อจัดจ้างด้วยเงินงบประมาณแผ่นดิน หากคณะกรรมการละเลยการตรวจสอบ หรือตรวจรับงานที่ไม่ถูกต้องตามสัญญา นอกจากจะทำให้ราชการเสียหายแล้ว คณะกรรมการยังอาจต้องเผชิญกับโทษทางวินัย ความรับผิดทางแพ่ง (ละเมิด) และโทษทางอาญาตามประมวลกฎหมายอาญา มาตรา 157 อีกด้วย

ดังนั้น เพื่อให้การตรวจรับพัสดุของหน่วยงานเป็นไปด้วยความถูกต้อง โปร่งใส และป้องกันความเสี่ยงทางกฎหมาย บทความนี้จะพาทุกท่านมาเจาะลึกบทบาท หน้าที่ และขั้นตอนการปฏิบัติงานของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุตาม ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 อย่างละเอียด

สารบัญ

• คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ คืออะไร และมีการแต่งตั้งอย่างไร
• บทบาทและหน้าที่ของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุตามระเบียบพัสดุ 2560
• ขั้นตอนปฏิบัติของคณะกรรมการเมื่อได้รับการส่งมอบงาน
• ตารางเปรียบเทียบ: เกณฑ์และระยะเวลาการตรวจรับพัสดุแต่ละประเภท
• ข้อควรระวังและความรับผิดชอบทางกฎหมายของคณะกรรมการ
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ

คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ คืออะไร และมีการแต่งตั้งอย่างไร

คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ คือ กลุ่มบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งจากหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ ให้ทำหน้าที่ตรวจสอบและรับมอบพัสดุ (สินค้า งานบริการ หรือการจ้าง) ว่ามีปริมาณ คุณภาพ และคุณลักษณะเฉพาะ (Specification) ถูกต้องตรงตามสัญญาหรือข้อตกลงที่ได้ทำไว้กับผู้ขายหรือผู้รับจ้างหรือไม่

ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 26 กำหนดให้การจัดซื้อจัดจ้างแต่ละครั้ง (ยกเว้นเกณฑ์วงเงินเล็กน้อยตามที่กำหนด) ต้องมีการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุขึ้น โดยมีหลักเกณฑ์การแต่งตั้งดังนี้:

1. จำนวนกรรมการ: คณะกรรมการต้องประกอบด้วย ประธานกรรมการ 1 คน และกรรมการอย่างน้อย 2 คน (รวมเป็นอย่างน้อย 3 คน) โดยปกติควรแต่งตั้งจากข้าราชการ พนักงานราชการ หรือลูกจ้างประจำของหน่วยงานรัฐนั้น ๆ
2. ข้อยกเว้นผู้ตรวจรับคนเดียว: ในกรณีที่การจัดซื้อจัดจ้างมีวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท หัวหน้าหน่วยงานของรัฐสามารถแต่งตั้ง “ผู้ตรวจรับพัสดุ” เพียงคนเดียวให้ทำหน้าที่ตรวจรับพัสดุแทนคณะกรรมการได้
3. การแต่งตั้งบุคคลภายนอก: หากมีความจำเป็นเพื่อประสิทธิภาพการตรวจสอบ (เช่น งานวิศวกรรมเฉพาะทาง หรืองานไอทีที่ซับซ้อน) สามารถแต่งตั้งบุคคลภายนอกที่ไม่ได้เป็นข้าราชการในหน่วยงานเข้าร่วมเป็นกรรมการได้ไม่เกิน 2 คน
4. ข้อห้ามในการแต่งตั้ง: ห้ามแต่งตั้งเจ้าหน้าที่พัสดุ หรือผู้ควบคุมงาน (ในกรณีงานจ้างก่อสร้าง) เป็นกรรมการตรวจรับพัสดุร่วมด้วย เพื่อป้องกันการขัดกันแห่งผลประโยชน์และการตรวจสอบที่เป็นอิสระ

บทบาทและหน้าที่ของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุตามระเบียบพัสดุ 2560

ระเบียบกระทรวงการคลังฯ พ.ศ. 2560 ข้อ 175 (สำหรับการซื้อหรือจ้างทั่วไป) และ ข้อ 176 (สำหรับงานจ้างก่อสร้าง) ได้กำหนดหน้าที่ของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุไว้อย่างชัดเจน โดยสรุปสาระสำคัญได้ดังนี้:

• ตรวจสอบความถูกต้องตามสัญญา: ทำหน้าที่ตรวจรับพัสดุ ณ สถานที่ที่ระบุในสัญญา โดยตรวจสอบสภาพภายนอก จำนวน รุ่น ยี่ห้อ และทดสอบการใช้งานจริงว่าตรงตามเอกสารข้อกำหนด (TOR) หรือรายละเอียดแนบท้ายสัญญา
• ตรวจรับให้ตรงเวลา: คณะกรรมการต้องดำเนินการตรวจรับงานภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยปกติคือภายใน 3 วันทำการ นับจากวันที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างส่งมอบพัสดุ (ยกเว้นกรณีงานจ้างก่อสร้างที่จะมีระยะเวลาตรวจรับตามงวดงานที่ยาวกว่า)
• การตัดสินโดยเสียงข้างมาก: การประชุมหรือตรวจรับงานของคณะกรรมการต้องใช้มติเสียงข้างมากเป็นเกณฑ์ โดยกรรมการทุกคนต้องลงลายมือชื่อในบันทึกการตรวจรับ หากมีกรรมการคนใดไม่เห็นด้วยกับการตรวจรับ ให้ทำความเห็นแย้งแนบเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพื่อวินิจฉัย
• จัดทำใบตรวจรับพัสดุ: เมื่อตรวจรับงานเรียบร้อยและผ่านเกณฑ์แล้ว ให้คณะกรรมการลงลายมือชื่อรับรองในใบตรวจรับพัสดุ และมอบให้เจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อเสนอหัวหน้าหน่วยงานราชการอนุมัติการจ่ายเงินต่อไป

ขั้นตอนปฏิบัติของคณะกรรมการเมื่อได้รับการส่งมอบงาน

การตรวจรับพัสดุมีขั้นตอนที่เป็นระบบซึ่งคณะกรรมการทุกคนต้องปฏิบัติตาม เพื่อความถูกต้องตามระเบียบพัสดุดังนี้:

1. รับเรื่องและเอกสารจากเจ้าหน้าที่พัสดุ

เมื่อผู้ขายหรือผู้รับจ้างส่งมอบสิ่งของหรือส่งรายงานผลการดำเนินงาน เจ้าหน้าที่พัสดุจะจัดส่งเอกสารใบส่งมอบงาน สำเนาสัญญาซื้อขายหรือจ้าง และเอกสาร TOR ให้กับประธานคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ

2. นัดหมายและดำเนินการตรวจสอบทางกายภาพ

คณะกรรมการร่วมกันนัดหมายตรวจรับพัสดุ ณ สถานที่ส่งมอบ โดยตรวจสอบว่า:

• จำนวนพัสดุตรงตามสัญญาหรือไม่ (เช่น สต็อกวัสดุคงคลัง หรือเครื่องครุภัณฑ์)
• คุณลักษณะเฉพาะ (Spec) และอุปกรณ์ประกอบต่างๆ ครบถ้วนตรงตามที่เสนอราคา
• มีคู่มือการใช้งาน ใบรับประกันสินค้า หรือการอบรมวิธีใช้ (ถ้ามีระบุในสัญญา)
• หากเป็นงานซื้อคอมพิวเตอร์หรือระบบไอที ต้องทดสอบเปิดเครื่องและรันระบบทดลองใช้งานจริง

3. รายงานผลการตรวจรับ

• กรณีงานถูกต้องครบถ้วน: คณะกรรมการจัดทำใบตรวจรับงาน ลงลายมือชื่อรับมอบ และส่งต่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อดำเนินการทำเรื่องเบิกจ่าย
• กรณีงานไม่ถูกต้องหรือชำรุด: คณะกรรมการต้องมีหนังสือแจ้งปฏิเสธการรับมอบพัสดุ หรือทำบันทึกแจ้งข้อบกพร่องให้ผู้ขาย/ผู้รับจ้างทราบ เพื่อทำการแก้ไขปรับปรุงให้ถูกต้องภายในเวลาที่กำหนด และรายงานให้หัวหน้าหน่วยงานทราบทันที หากมีค่าปรับเกิดขึ้น เจ้าหน้าที่พัสดุจะคำนวณค่าปรับนับตั้งแต่วันถัดจากวันครบกำหนดสัญญาจนถึงวันที่ส่งมอบงานถูกต้องครบถ้วน

ตารางเปรียบเทียบ: เกณฑ์และระยะเวลาการตรวจรับพัสดุแต่ละประเภท

เพื่อให้คณะกรรมการและเจ้าหน้าที่พัสดุสามารถอ้างอิงการปฏิบัติงานตามระเบียบกระทรวงการคลังได้อย่างรวดเร็ว ตารางด้านล่างแสดงการเปรียบเทียบประเภทการตรวจรับและระยะเวลาปฏิบัติงาน:

ข้อควรระวังและความรับผิดชอบทางกฎหมายของคณะกรรมการ

การปฏิบัติหน้าที่ในฐานะคณะกรรมการตรวจรับพัสดุไม่ใช่เพียงแค่การเซ็นเอกสารผ่าน ๆ แต่ต้องตระหนักถึงกฎหมายสำคัญและข้อควรระวังดังต่อไปนี้:

1. ห้ามตรวจรับงานย้อนหลังโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร: การลงวันที่ในใบตรวจรับต้องเป็นวันที่ตรวจรับจริง การลงข้อมูลเท็จอาจเข้าข่ายการปลอมแปลงเอกสารราชการและประพฤติมิชอบ
2. ความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่: หากเกิดความเสียหายแก่ราชการจากการตรวจรับงานไม่ได้มาตรฐาน คณะกรรมการอาจต้องชดใช้เงินคืนให้แก่แผ่นดินส่วนหนึ่งตามพระราชบัญญัติความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่ พ.ศ. 2539
3. การหลีกเลี่ยงการลงชื่อ: หากกรรมการคนใดไม่เข้าร่วมตรวจรับงานจริง หรือไม่เห็นด้วยกับการตรวจรับ แต่ยอมลงชื่อตามประธานหรือกรรมการคนอื่นเพื่อความเกรงใจ จะไม่สามารถยกเอาความเกรงใจมาเป็นข้ออ้างเพื่อพ้นความผิดทางกฎหมายได้ หากพบความผิดปกติ กรรมการต้องทำความเห็นแย้งอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอ
4. การเชื่อมโยงระบบข้อมูลพัสดุ: เมื่อตรวจรับเรียบร้อยแล้ว พัสดุจะถูกนำไปลงบัญชีใน ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ และติด QR Code ครุภัณฑ์ เพื่อระบุตำแหน่งจัดเก็บและตัวตนผู้รับผิดชอบ คณะกรรมการควรร่วมตรวจสอบพิกัดและข้อมูลของสินทรัพย์ดังกล่าวด้วยเพื่อความรอบคอบ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ

1. หากได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการตรวจรับพัสดุแล้ว สามารถขอลาออกหรือปฏิเสธได้หรือไม่? โดยทั่วไปแล้ว การได้รับแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการตรวจรับถือเป็นคำสั่งทางปกครองที่ข้าราชการหรือเจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติตาม เว้นแต่จะมีเหตุผลความจำเป็นอันหลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่น มีส่วนได้ส่วนเสียกับผู้เสนอราคา มีความสัมพันธ์ทางเครือญาติ หรือเจ็บป่วยรุนแรง ซึ่งต้องทำหนังสือชี้แจงเหตุผลต่อหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพื่อขอเปลี่ยนตัวกรรมการอย่างเป็นทางการ

2. หากผู้รับจ้างส่งมอบพัสดุช้ากว่ากำหนดสัญญา คณะกรรมการมีหน้าที่ตรวจรับงานหรือไม่? คณะกรรมการยังมีหน้าที่นัดหมายตรวจรับพัสดุตามปกติ โดยตรวจสอบคุณสมบัติสิ่งของให้ถูกต้องครบถ้วนตามสัญญา แต่ในรายงานการตรวจรับ คณะกรรมการต้องระบุจำนวนวันที่ผู้รับจ้างส่งมอบงานล่าช้าไว้ด้วย เพื่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุใช้เปรียบเทียบในขั้นตอนคำนวณและเรียกเก็บค่าปรับตามระเบียบพัสดุ 2560 ต่อไป

3. การตรวจรับงานก่อสร้าง คณะกรรมการต้องลงพื้นที่ตรวจด้วยตนเองทุกวันหรือไม่? คณะกรรมการไม่จำเป็นต้องลงพื้นที่ตรวจรับงานทุกวัน เนื่องจากมี “ผู้ควบคุมงาน” คอยจดบันทึกประวัติการทำงานรายวันอยู่แล้ว แต่เมื่อถึงรอบการส่งมอบงานแต่ละงวดหรือส่งมอบงานงวดสุดท้าย คณะกรรมการทุกคนต้องร่วมเดินทางไปตรวจสอบสถานที่ก่อสร้างจริงพร้อมกับรายงานสรุปของผู้ควบคุมงาน เพื่อยืนยันว่างานก่อสร้างนั้นเป็นไปตามแบบรูปรายการที่ตกลงกันไว้จริง

ยกระดับการทำงานและลดความเสี่ยงการตรวจรับพัสดุภาครัฐด้วย Flowrix ลดความผิดพลาดและป้องกันความเสียหายในขั้นตอนการตรวจรับพัสดุราชการ ด้วย Flowrix แพลตฟอร์มบริหารงานพัสดุและครุภัณฑ์อัจฉริยะแบบครบวงจร ที่ช่วยให้คณะกรรมการและเจ้าหน้าที่พัสดุทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลได้ทันที รองรับการแจ้งเตือนงานค้างส่ง การตรวจสอบคุณลักษณะเฉพาะ (Spec) เช็คประวัติการส่งมอบงาน พร้อมอัปเดตระบบทะเบียนคุมและสร้าง QR Code โดยอัตโนมัติเมื่อตรวจรับผ่านกระบวนการ ช่วยให้การตรวจสอบของ สตง. ผ่านฉลุย ก้าวข้ามขั้นตอนเอกสารเดิม ๆ สู่ระบบ Paperless อย่างมั่นใจ ทดลองใช้งานระบบบริหารพัสดุ Flowrix เพื่อประสิทธิภาพการทำงานวันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• คู่มือและแนวทางปฏิบัติการตรวจรับพัสดุในงานซื้อและงานจ้างทั่วไป — สำนักงานปลัดกระทรวงการคลัง
• แนวทางการแต่งตั้งคณะกรรมการและผู้ตรวจรับพัสดุภาครัฐ — กองการพัสดุภาครัฐ กรมบัญชีกลาง