คู่มือการขยายเวลาสัญญาและงดหรือลดค่าปรับพัสดุภาครัฐ: หลักเกณฑ์ ขั้นตอน และข้อควรระวังตามระเบียบ 2560

ในการดำเนินโครงการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ ปัญหาที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างมักประสบบ่อยครั้งคือ “การส่งมอบงานล่าช้ากว่ากำหนดในสัญญา” ซึ่งส่งผลให้เกิดภาระค่าปรับตามกฎหมาย อย่างไรก็ตาม พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 (ข้อ 182) ได้เปิดช่องทางและกำหนดหลักเกณฑ์ให้หน่วยงานของรัฐสามารถพิจารณา “ขยายเวลาทำการตามสัญญา” หรือ “งดหรือลดค่าปรับ” ให้แก่คู่สัญญาได้ หากความล่าช้านั้นเกิดจากเหตุอันมิอาจเลี่ยงได้หรือเกิดจากความบกพร่องของหน่วยงานรัฐเอง

กระบวนการขยายเวลาและงดลดค่าปรับถือเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนอย่างยิ่ง เนื่องจากเกี่ยวข้องกับการใช้เงินงบประมาณและการรักษาประโยชน์ของทางราชการ หาก คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ หรือเจ้าหน้าที่พัสดุอนุมัติการขยายเวลาโดยไม่มีเหตุผลทางกฎหมายรองรับเพียงพอ อาจสุ่มเสี่ยงต่อการถูกสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) ทักท้วงและชี้มูลความผิดได้ บทความนี้สรุปหลักเกณฑ์ ขั้นตอนการยื่นเรื่อง เอกสารที่ต้องใช้ ตลอดจนข้อควรระวังสำคัญสำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุอย่างครบถ้วน

สารบัญ

• เหตุแห่งการขอขยายเวลาสัญญาและงดหรือลดค่าปรับ
• หลักเกณฑ์ 3 ประการในการพิจารณาของหน่วยงานรัฐ
• ขั้นตอนและกระบวนการขออนุมัติขยายเวลาสัญญา 5 สเต็ป
• ตารางเปรียบเทียบ: กรณีได้รับการขยายเวลา vs กรณีที่ไม่เข้าเกณฑ์
• การคำนวณอัตราค่าปรับและการส่งมอบงานล่าช้า
• ข้อควรระวังของเจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อป้องกัน สตง. ทักท้วง
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการขยายเวลาและลดค่าปรับ

เหตุแห่งการขอขยายเวลาสัญญาและงดหรือลดค่าปรับ

ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 182 กำหนดไว้ว่า การขยายเวลาทำการตามสัญญาหรือข้อตกลง หรือการงดหรือลดค่าปรับ ให้ยึดถือเหตุผลความจำเป็นอันเกิดจาก 3 กรณีหลัก ดังต่อไปนี้:

1. เหตุเกิดจากความผิดหรือความบกพร่องของหน่วยงานของรัฐ:

   • หน่วยงานส่งมอบพื้นที่ก่อสร้างหรือสถานที่ติดตั้งพัสดุล่าช้ากว่ากำหนดในสัญญา
   • หน่วยงานมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงแบบแปลน รายการคุณลักษณะเฉพาะ (Spec) หรือปริมาณงานในระหว่างดำเนินการ
   • คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ หรือช่างผู้ควบคุมงานสั่งให้หยุดพักงานเพื่อตรวจสอบโครงสร้างหรือตรวจรับพัสดุเกินระยะเวลาที่สมควร

2. เหตุสุดวิสัย (Force Majeure):

   • เกิดภัยธรรมชาติร้ายแรง เช่น อุทกภัย (น้ำท่วมใหญ่) วาตภัย ดินโคลนถล่ม หรือแผ่นดินไหว ที่ส่งผลกระทบต่อพื้นที่ปฏิบัติงานโดยตรง
   • เกิดเหตุการณ์อัคคีภัยร้ายแรงในสถานที่ก่อสร้างหรือโรงงานผลิตที่ไม่ใช่ความประมาทเลินเล่อของคู่สัญญา

3. เหตุเกิดจากพฤติการณ์อันหนึ่งอันใดที่คู่สัญญาไม่ต้องรับผิดตามกฎหมาย:

   • ประกาศสถานการณ์ฉุกเฉิน นโยบายการล็อกดาวน์ หรือมาตรการควบคุมโรคระบาดของรัฐบาลที่กระทบต่อการขนส่งและการเคลื่อนย้ายแรงงาน
   • การขาดแคลนวัสดุก่อสร้างหลักทั่วประเทศซึ่งมีประกาศรับรองจากกระทรวงพาณิชย์
   • เหตุอื่นใดตามที่กำหนดในกฎกระทรวง หรือแนวทางปฏิบัติที่คณะกรรมการวินิจฉัยปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐกำหนด

หลักเกณฑ์ 3 ประการในการพิจารณาของหน่วยงานรัฐ

เมื่อเกิดเหตุความล่าช้าขึ้น คณะกรรมการตรวจรับพัสดุและเจ้าหน้าที่พัสดุต้องใช้ความระมัดระวังในการพิจารณา โดยยึดหลักเกณฑ์สำคัญ 3 ประการ:

[1. การแจ้งเหตุภายในกำหนด 15 วัน] ➔ [2. การพิสูจน์ความสัมพันธ์เชิงเหตุและผล] ➔ [3. การนับจำนวนวันกระทบจริง]

1. เงื่อนไขเรื่องระยะเวลาแจ้งเหตุ (15 วัน)

คู่สัญญาจะต้องทำหนังสือแจ้งเหตุอันทำให้การทำงานล่าช้า พร้อมทั้งขอขยายเวลาหรือขอลด/งดค่าปรับต่อหน่วยงานของรัฐ ภายใน 15 วัน นับถัดจากวันที่เหตุนั้นได้สิ้นสุดลง หากคู่สัญญาไม่ส่งหนังสือแจ้งภายในกำหนดเวลาดังกล่าว ให้ถือว่าคู่สัญญาได้สละสิทธิ์ในการขอขยายเวลาหรือขอลดงดค่าปรับ เว้นแต่เหตุนั้นเป็นความผิดของหน่วยงานของรัฐเองซึ่งมีหลักฐานเชิงประจักษ์ชัดเจน

2. การพิสูจน์ความสัมพันธ์เชิงเหตุและผล (Causality)

เหตุที่เกิดขึ้นต้องส่งผลกระทบต่อ “เส้นทางวิกฤต (Critical Path)” ของโครงการโดยตรง ทำให้งานในงวดนั้นๆ ไม่สามารถดำเนินไปได้ตามแผนงาน หากเกิดเหตุสุดวิสัยในพื้นที่หนึ่ง แต่สถานที่ปฏิบัติงานของคู่สัญญาอยู่อีกพื้นที่หนึ่งที่ไม่ได้รับผลกระทบ จะไม่สามารถนำมาอ้างเพื่อขอขยายเวลาได้

3. การคำนวณนับจำนวนวันกระทบจริง

หน่วยงานรัฐจะอนุมัติขยายระยะเวลาให้เฉพาะ “จำนวนวันที่ได้รับผลกระทบจริง” เท่านั้น โดยไม่นับรวมวันหยุดหรือวันที่ผู้รับจ้างไม่ได้เข้าปฏิบัติงานตามปกติ เว้นแต่จะเป็นการขยายเวลาตามมาตรการช่วยเหลือของคณะกรรมการวินิจฉัยฯ ที่กำหนดจำนวนวันเหมาจ่ายไว้เป็นการเฉพาะ

ขั้นตอนและกระบวนการขออนุมัติขยายเวลาสัญญา 5 สเต็ป

เพื่อให้กระบวนการขยายเวลาทำการตามสัญญาถูกต้องตาม ระเบียบพัสดุ 2560 เจ้าหน้าที่พัสดุควรดำเนินการตาม 5 ขั้นตอน ดังนี้:

สเต็ปที่ 1: คู่สัญญา 제출หนังสือแจ้งเหตุพร้อมหลักฐาน

เมื่อเกิดเหตุล่าช้า คู่สัญญาต้องทำหนังสือถึงหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ ระบุรายละเอียดเหตุการณ์ วันที่เริ่มเกิดเหตุ วันที่เหตุสิ้นสุด จำนวนวันที่ขอขยาย พร้อมแนบหลักฐาน เช่น รูปถ่าย ภาพถ่ายดาวเทียม รายงานสภาพอากาศจากกรมอุตุนิยมวิทยา หรือหนังสือสั่งการของหน่วยงานราชการ

สเต็ปที่ 2: เจ้าหน้าที่พัสดุและผู้ควบคุมงาน ตรวจสอบข้อเท็จจริง

เจ้าหน้าที่พัสดุส่งเรื่องให้ช่างผู้ควบคุมงานหรือกรรมการตรวจรับลงพื้นที่ตรวจสอบข้อเท็จจริง คำนวณจำนวนวันที่ได้รับผลกระทบจริง และทำความเห็นสรุปว่าเหตุดังกล่าวเข้าเงื่อนไขตามระเบียบฯ ข้อ 182 หรือไม่

สเต็ปที่ 3: คณะกรรมการตรวจรับพัสดุประชุมพิจารณา

คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ จัดประชุมเพื่อพิจารณาความเหมาะสม ทำบันทึกรายงานความเห็นเสนอต่อหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพื่อขออนุมัติขยายเวลาสัญญา หรือพิจารณางด/ลดค่าปรับ

สเต็ปที่ 4: หัวหน้าหน่วยงานของรัฐลงนามอนุมัติ

หัวหน้าหน่วยงานของรัฐพิจารณาอนุมัติตามความเห็นของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ทั้งนี้ การอนุมัติขยายเวลาสัญญาควรดำเนินการ ก่อนสัญญาเดิมสิ้นสุดลง หรือในระหว่างที่สัญญายังมีผลบังคับอยู่

สเต็ปที่ 5: จัดทำแก้ไขเพิ่มเติมสัญญา (บันทึกแนบท้ายสัญญา)

เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุต้องจัดทำ “แก้ไขเพิ่มเติมสัญญา” หรือข้อตกลงแนบท้ายสัญญา เพื่อปรับปรุงกำหนดวันสิ้นสุดสัญญาใหม่ให้ชัดเจน และบันทึกข้อมูลปรับปรุงลงในระบบ e-GP ของกรมบัญชีกลาง

ตารางเปรียบเทียบ: กรณีได้รับการขยายเวลา vs กรณีที่ไม่เข้าเกณฑ์

เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่พัสดุและคู่สัญญามองเห็นภาพชัดเจน ตารางด้านล่างเปรียบเทียบตัวอย่างกรณีเหตุการณ์ที่เข้าเกณฑ์ขอขยายเวลาสัญญา กับกรณีที่ ไม่อาจ นำมาอ้างขอขยายเวลาได้:

การคำนวณอัตราค่าปรับและการส่งมอบงานล่าช้า

หากการส่งมอบงานล่าช้าเกินกว่ากำหนดในสัญญา และความล่าช้านั้น ไม่ได้เกิดจากเหตุที่ได้รับขยายเวลาสัญญา หน่วยงานของรัฐจะต้องคิดค่าปรับจากคู่สัญญาตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ ข้อ 162 ดังนี้:

1. การจัดซื้อจัดจ้างพัสดุทั่วไป / การจ้างทำของ:

   • คิดค่าปรับเป็นรายวัน ในอัตรา 0.01% ถึง 0.20% ของราคาพัสดุหรือราคางานจ้างที่ยังไม่ได้ส่งมอบ
   • กรณีงานจ้างที่ผลงานต้องสมบูรณ์ทั้งหมดจึงจะใช้งานได้ ให้คิดค่าปรับจากราคางานจ้างทั้งหมดตามสัญญา

2. การจ้างก่อสร้าง:

   • คิดค่าปรับเป็นรายวัน ในอัตรา 0.01% ถึง 0.10% ของราคางานจ้างก่อสร้างทั้งหมด (เนื่องจากงานก่อสร้างเป็นงานรวมที่ไม่สามารถแยกใช้ประโยชน์เป็นส่วนๆ ได้)

3. หลักเกณฑ์การงดหรือลดค่าปรับในภายหลัง:

   • หากคู่สัญญาได้ส่งมอบพัสดุหรือทำงานเสร็จสิ้นแล้ว แต่มีค่าปรับเกิดขึ้น หากในภายหลังตรวจสอบพบว่าความล่าช้านั้นเกิดจากเหตุตามข้อ 182 หัวหน้าหน่วยงานของรัฐมีอำนาจสั่ง “งดค่าปรับ” (สั่งคืนเงินค่าปรับทั้งหมด) หรือ “ลดค่าปรับ” (ลดจำนวนเงินค่าปรับลงตามสัดส่วนวัน) ได้

ข้อควรระวังของเจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อป้องกัน สตง. ทักท้วง

จากการตรวจสอบของสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) พบข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในการขยายเวลาสัญญาและการละเว้นเรียกเก็บค่าปรับ ซึ่งเจ้าหน้าที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ:

1. การอนุมัติขยายเวลาโดยไม่มีหนังสือแจ้งภายใน 15 วัน: สตง. มักทักท้วงหากหน่วยงานอนุมัติขยายเวลาให้ผู้รับจ้างที่ยื่นเรื่องล่าช้าเกิน 15 วัน โดยไม่มีเหตุผลทางกฎหมายรองรับ
2. เอกสารหลักฐานไม่เพียงพอ: ใช้เพียงคำบอกเล่าหรือรายงานสรุปของคู่สัญญา โดยไม่มีเอกสารรับรองจากหน่วยงานราชการอื่น เช่น ประกาศภัยพิบัติ หรือหนังสือสั่งการของจังหวัด
3. การคำนวณวันขยายเวลาเกินความจริง: อนุมัติขยายเวลาครอบคลุมช่วงวันหยุดหรือช่วงเวลาที่ผู้รับจ้างมิได้ถูกขัดขวางการทำงานจริง
4. ละเลยการทำบันทึกแก้ไขเพิ่มเติมสัญญา: เมื่ออนุมัติขยายเวลาแล้ว ไม่ได้ทำสัญญาแก้ไขเพิ่มเติม (Addendum) ทำให้เอกสารสัญญาเดิมกับวันตรวจรับจริงขัดแย้งกัน
5. ไม่เรียกเก็บค่าปรับเมื่อสัญญาครบกำหนด: เมื่อผู้รับจ้างส่งมอบงานล่าช้า เจ้าหน้าที่พัสดุต้องคำนวณค่าปรับและทำหนังสือแจ้งหักค่าปรับจากเงินงวดชำระทันที ห้ามปล่อยละเลยโดยไม่มีคำสั่งงด/ลดค่าปรับที่เป็นลายลักษณ์อักษร

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการขยายเวลาและลดค่าปรับ

1. หากสัญญาครบกำหนดแล้ว ผู้รับจ้างยังทำงานไม่เสร็จ สามารถยื่นขอขยายเวลาสัญญาได้หรือไม่?
สามารถยื่นขอได้ หากเหตุแห่งความล่าช้านั้นเกิดขึ้นในระหว่างอายุสัญญา และผู้รับจ้างได้ทำหนังสือแจ้งเหตุภายใน 15 วันนับถัดจากวันที่เหตุสิ้นสุดลง แม้ว่ากระบวนการอนุมัติจะเสร็จสิ้นหลังจากวันสิ้นสุดสัญญาก็ตาม แต่หากอนุมัติแล้ว จะถือว่าระยะเวลาสัญญาได้รับการขยายออกไปและไม่คิดค่าปรับในช่วงเวลานั้น

2. การขอขยายเวลาสัญญา กับ การของดหรือลดค่าปรับ ต่างกันอย่างไร?

• การขยายเวลาสัญญา: เป็นการเลื่อนวันสิ้นสุดสัญญาออกไปล่วงหน้า ทำให้ผู้รับจ้างมีเวลาทำงานเพิ่มขึ้นและไม่ต้องตกเป็นผู้ผิดนัด
• การงดหรือลดค่าปรับ: เป็นการพิจารณาในภายหลังจากที่เกิดค่าปรับขึ้นแล้ว (งานเสร็จล่าช้าแล้ว) โดยหัวหน้าหน่วยงานสั่งยกเลิกค่าปรับทั้งหมด (งด) หรือลดจำนวนเงินค่าปรับลง (ลด) ตามเหตุผลทางกฎหมาย

3. หากฝนตกหนักในพื้นที่ก่อสร้าง สามารถขอขยายเวลาสัญญาได้ทุกกรณีหรือไม่?
ไม่ได้ทุกกรณี ต้องเป็นฝนตกหนักรุนแรงต่อเนื่องจนเกิดสภาวะน้ำท่วมขังหรือดินถล่มในสถานที่ก่อสร้าง ซึ่งมีประกาศรับรองสถานการณ์ภัยพิบัติจากทางราชการ หรือมีบันทึกรายงานของผู้ควบคุมงานยืนยันว่าเครื่องจักรและคนงานไม่สามารถเข้าปฏิบัติงานบนเส้นทางวิกฤตได้จริง

ยกระดับการบริหารสัญญาและติดตามกำหนดเวลาส่งมอบพัสดุภาครัฐด้วย Flowrix
ขจัดปัญหาการส่งมอบงานล่าช้า การคำนวณค่าปรับผิดพลาด และเอกสารขอขยายเวลาสูญหายด้วย Flowrix ระบบบริหารงานพัสดุและครุภัณฑ์ดิจิทัลสำหรับหน่วยงานภาครัฐ ที่มาพร้อมระบบแจ้งเตือนก่อนสัญญาหมดอายุ อนุมัติขั้นตอนการบริหารสัญญาผ่าน Workflow อิเล็กทรอนิกส์ บันทึกประวัติการขยายเวลาสัญญาพร้อมเชื่อมโยงกับ ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ และ การตรวจรับพัสดุ อย่างเป็นระบบ ถูกต้องตามระเบียบพัสดุ 2560 และตรวจสอบได้ตามมาตรฐาน สตง.
ทดลองใช้งานระบบบริหารพัสดุ Flowrix เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพหน่วยงานของคุณวันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการขยายเวลาทำการตามสัญญาและการงดหรือลดค่าปรับ — คณะกรรมการวินิจฉัยปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างและบริหารพัสดุภาครัฐ