เลขครุภัณฑ์ 14 หลัก อ่านยังไง กำหนดเองยังไง

เลขครุภัณฑ์ที่ติดอยู่บนตู้ โต๊ะ หรือคอมพิวเตอร์ในหน่วยงาน ไม่ใช่เลขสุ่ม — แต่ละชุดเลข “พูด” ได้ว่าครุภัณฑ์ชิ้นนั้นเป็นประเภทอะไร อยู่หน่วยงานไหน ได้มาปีไหน ด้วยเงินอะไร ถ้าอ่านโครงสร้างออก คุณจะกำหนดเลขใหม่ได้ถูก และตรวจสอบเลขเก่าที่ผิดได้ บทความนี้แยกให้ดูทีละชุด

ทำไมเลขครุภัณฑ์ต้องมีโครงสร้าง

เลขครุภัณฑ์ที่มีโครงสร้างช่วยให้:

ค้นหาและจัดกลุ่มง่าย — รู้ประเภทและหน่วยงานจากเลขได้ทันที โดยไม่ต้องเปิดทะเบียน
ไม่ซ้ำกัน — แต่ละชิ้นมีเลขเฉพาะตัว ใช้อ้างอิงในทะเบียนคุม การยืม-คืน และการตรวจนับ
ตรวจสอบย้อนกลับได้ — สาวกลับไปถึงปีงบและแหล่งเงินที่ใช้ซื้อ

รหัส 4 หลักแรก — ประเภทครุภัณฑ์

หัวใจของเลขครุภัณฑ์อยู่ที่ รหัส 4 หลักแรก ซึ่งบอกประเภทของครุภัณฑ์ ตามระบบจำแนกพัสดุ (อิงแนวทางสากลแบบ NATO/สำนักงบประมาณ):

2 หลักแรก = กลุ่ม (Group) ของพัสดุ
2 หลักถัดมา = ประเภท (Class) ภายในกลุ่มนั้น

ตัวอย่าง: รหัส 7110 — 71 คือกลุ่มเครื่องตกแต่ง (Furniture) และ 10 คือประเภทเครื่องตกแต่งสำนักงาน ดังนั้น 7110-002-0001 หมายถึงตู้เก็บเอกสาร 4 ลิ้นชัก เป็นต้น

ประเภทครุภัณฑ์หลักที่พบบ่อย เช่น ครุภัณฑ์สำนักงาน, ครุภัณฑ์ยานพาหนะและขนส่ง, ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์, ครุภัณฑ์ไฟฟ้าและวิทยุ ฯลฯ — แต่ละประเภทมีรหัสกลุ่ม/ประเภทของตัวเอง

โครงสร้างเลขครุภัณฑ์ 14 หลักโดยรวม

เมื่อรวมทั้งหมด เลขครุภัณฑ์แบบเต็มประกอบด้วยข้อมูลเหล่านี้ (ลำดับและจำนวนหลักแต่ละชุดอาจต่างกันตามคู่มือหน่วยงาน):

ชุด	บอกอะไร
ประเภทครุภัณฑ์	กลุ่ม + ประเภท (เช่น 7110 = เครื่องตกแต่งสำนักงาน)
ชนิด (Type)	ชนิดของพัสดุภายในประเภทนั้น
รหัสหน่วยงาน	ครุภัณฑ์อยู่หน่วยงาน/ส่วนราชการใด
ปีงบประมาณที่ได้มา	ปีที่จัดซื้อ
ประเภทของเงิน	เงินงบประมาณ / เงินนอกงบประมาณ
เลขลำดับ (running)	ลำดับของครุภัณฑ์ชนิดเดียวกัน 00001–99999

สำคัญ: แต่ละหน่วยงานแบ่งหลักและลำดับชุดต่างกันเล็กน้อย บางแห่งใช้รหัสนำหน้า (เช่น “S” สำหรับครุภัณฑ์ตามเกณฑ์ และ “B” สำหรับครุภัณฑ์ต่ำกว่าเกณฑ์) ให้ยึด คู่มือการกำหนดรหัสครุภัณฑ์ของหน่วยงานต้นสังกัด เป็นหลักเสมอ บทความนี้ให้ภาพรวมเพื่อให้อ่านเลขออกและเข้าใจหลักคิด

ตัวอย่างการอ่านเลขครุภัณฑ์

สมมติเลขครุภัณฑ์ของคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะเครื่องหนึ่ง อ่านได้ว่า:

รหัสประเภท → กลุ่มครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์
รหัสหน่วยงาน → กองคลัง สำนักงานใหญ่
ปีงบ → 67 (ปีงบประมาณ 2567)
ประเภทเงิน → เงินงบประมาณ
ลำดับ → 00012 (คอมพิวเตอร์เครื่องที่ 12 ในเงื่อนไขเดียวกัน)

แค่อ่านเลข ก็รู้ว่า “คอมพิวเตอร์เครื่องที่ 12 ที่กองคลังซื้อด้วยเงินงบประมาณปี 2567” โดยไม่ต้องเปิดทะเบียนคุม

วิธีกำหนดเลขครุภัณฑ์ใหม่

ระบุประเภทครุภัณฑ์ — เปิดคู่มือรหัสครุภัณฑ์ หาว่าของชิ้นนี้อยู่กลุ่ม/ประเภทไหน
ใส่รหัสหน่วยงาน — ตามรหัสที่ต้นสังกัดกำหนด
ใส่ปีงบประมาณและประเภทเงิน — ตามเอกสารการจัดซื้อจริง
กำหนดเลขลำดับถัดไป — ดูจากทะเบียนว่าครุภัณฑ์ชนิดนี้ใช้ถึงลำดับเท่าไรแล้ว แล้ว +1
ติดป้ายเลขที่ตัวครุภัณฑ์ — สติกเกอร์/แผ่นป้าย หรือ QR Code แล้วบันทึกลงทะเบียนคุม

ขั้นที่พลาดง่ายที่สุดคือข้อ 4 — การคุมเลขลำดับไม่ให้ซ้ำ ยิ่งของเยอะยิ่งเสี่ยง

ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อย

ตั้งเลขลำดับซ้ำ — เพราะหลายคนกำหนดเลขพร้อมกันโดยไม่ดูทะเบียนกลาง
ใส่รหัสประเภทผิดกลุ่ม — เช่น เอาครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ไปใส่รหัสครุภัณฑ์สำนักงาน
ตั้งเลขตามใจ ไม่ตามคู่มือ — ทำให้เลขอ่านความหมายไม่ได้ และตรวจสอบยาก
ติดป้ายไม่ตรงกับทะเบียน — เลขบนตัวของกับในทะเบียนไม่ตรงกัน

คำถามที่พบบ่อย

เลขครุภัณฑ์ทุกหน่วยงานเหมือนกันไหม? รหัสประเภท (กลุ่ม/ประเภท) อิงระบบจำแนกพัสดุที่เป็นมาตรฐานคล้ายกัน แต่รหัสหน่วยงานและการแบ่งหลักรายละเอียดต่างกัน ให้ยึดคู่มือของต้นสังกัด

ถ้าได้ครุภัณฑ์จากการรับบริจาค ใส่ประเภทเงินยังไง? ระบุตามประเภทที่หน่วยงานกำหนดสำหรับของที่ได้มาโดยไม่ใช้เงินงบประมาณ (เช่น เงินนอกงบประมาณ/รับบริจาค) ตามคู่มือรหัสครุภัณฑ์

กำหนดเลขครุภัณฑ์อัตโนมัติได้ไหม? ได้ ระบบจัดการพัสดุสมัยใหม่กำหนดเลขลำดับถัดไปให้อัตโนมัติตามประเภทและหน่วยงาน ช่วยกันเลขซ้ำซึ่งเป็นปัญหาที่เจอบ่อยที่สุด

บทความที่เกี่ยวข้อง

วิธีทำทะเบียนคุมครุภัณฑ์ ฉบับเริ่มจากศูนย์ — เลขครุภัณฑ์เป็นฟิลด์หลักในทะเบียนคุม
ครุภัณฑ์ vs วัสดุสิ้นเปลือง ต่างกันยังไง — รู้ว่าอะไรเป็นครุภัณฑ์ก่อนกำหนดเลข

ให้ Flowrix ออกเลขครุภัณฑ์ให้อัตโนมัติ Flowrix กำหนดเลขครุภัณฑ์ตามประเภท หน่วยงาน ปีงบ และแหล่งเงินให้อัตโนมัติ — ไม่ซ้ำ ไม่ต้องไล่เช็กทะเบียน พร้อมพิมพ์ QR Code ติดตัวครุภัณฑ์ได้ทันที ดูว่า Flowrix ทำงานยังไง →