คู่มือการบริหารหลักประกันสัญญาพัสดุภาครัฐ: ประเภท การรับ การคืน การริบ และข้อควรระวังตามระเบียบ 2560

การทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อ การจ้างทำของ การจ้างก่อสร้าง หรือการจ้างบริการ สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 กำหนดไว้เพื่อคุ้มครองความเสียหายของทางราชการคือ “หลักประกันสัญญา” (Contract Guarantee) ซึ่งถือเป็นเครื่องมือทางกฎหมายและความคุ้มครองทางการเงินที่ผู้เสนอราคาซึ่งได้รับการคัดเลือกจะต้องนำมามอบให้แก่หน่วยงานของรัฐก่อนหรือในวันทำสัญญา

หากผู้ขายหรือผู้รับจ้างไม่ปฏิบัติตามสัญญา ส่งมอบพัสดุชำรุดบกพร่อง ไม่เข้าซ่อมแซมครุภัณฑ์ในระยะเวลารับประกัน หรือละทิ้งงานจนส่งผลให้หน่วยงานรัฐต้องบอกเลิกสัญญา หน่วยงานรัฐมีสิทธิที่จะ “ริบหลักประกันสัญญา” เพื่อชดเชยค่าเสียหายและค่าปรับที่เกิดขึ้นได้ ในทางกลับกัน หากคู่สัญญาปฏิบัติตามสัญญาเรียบร้อยถูกต้องตามกระบวนการของ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ หน่วยงานรัฐก็มีหน้าที่ต้อง “คืนหลักประกันสัญญา” ภายในกรอบระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

บทความนี้สรุปหลักเกณฑ์ ประเภทหลักประกัน อัตราการวางหลักประกัน ขั้นตอนการรับ-คืน-ริบหลักประกัน ตลอดจนข้อควรระวังสำคัญที่เจ้าหน้าที่พัสดุและเจ้าหน้าที่การเงินต้องทราบอย่างรอบด้าน

สารบัญ

• ความสำคัญและประเภทของหลักประกันสัญญาพัสดุภาครัฐ
• อัตราและมูลค่าหลักประกันสัญญาตามระเบียบพัสดุ 2560
• ขั้นตอนการรับและการจัดเก็บหลักประกันสัญญาอย่างถูกวิธี
• ตารางเปรียบเทียบ: หนังสือค้ำประกันธนาคาร vs หลักประกันประเภทอื่น
• หลักเกณฑ์และขั้นตอนการคืนหลักประกันสัญญาให้แก่คู่สัญญา
• การริบหลักประกันสัญญาเมื่อคู่สัญญาผิดนัดหรือละทิ้งงาน
• ข้อควรระวังสำคัญสำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุและหน่วยงานรัฐ
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบริหารหลักประกันสัญญา

ความสำคัญและประเภทของหลักประกันสัญญาพัสดุภาครัฐ

ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 168 ได้กำหนดประเภทของหลักประกันที่ใช้ในการทำสัญญาหรือข้อตกลงเป็นหนังสือไว้ 5 ประเภท ดังต่อไปนี้:

1. เงินสด (Cash):
   เงินบาทไทยที่คู่สัญญานำมาชำระ ณ หน่วยงานของรัฐ เจ้าหน้าที่การเงินจะออกใบเสร็จรับเงินไว้เป็นหลักฐานเพื่อนำฝากเข้าบัญชีเงินฝากของหน่วยงานรัฐ

2. เช็คหรือดราฟท์ที่ธนาคารเซ็นรับรอง (Cashier Cheque / Certified Cheque):
   เป็นเช็คที่ออกโดยธนาคารพาณิชย์ในประเทศ ซึ่งธนาคารได้รับรองการจ่ายเงินแล้ว หรือดราฟท์ซึ่งสั่งจ่ายแก่หน่วยงานของรัฐ โดยต้องเป็นเช็คลงวันที่ที่ใช้เช็คนั้นชำระต่อเจ้าหน้าที่ หรือก่อนหน้านั้นไม่เกิน 3 วันทำการ

3. หนังสือค้ำประกันของธนาคารภายในประเทศ (Bank Guarantee / Letter of Guarantee - LG):
   เป็นหลักประกันที่นิยมใช้มากที่สุดในงาน การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ โดยธนาคารพาณิชย์รับรองการค้ำประกันตามแบบที่คณะกรรมการนโยบายกำหนด หรืออาจเป็นหนังสือค้ำประกันอิเล็กทรอนิกส์ (e-Bank Guarantee) ผ่านระบบ e-GP ของกรมบัญชีกลาง

4. หนังสือค้ำประกันของบริษัทบรรษัทเงินทุนอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย หรือบริษัทไฟแนนซ์:
   หนังสือค้ำประกันของบริษัทไฟแนนซ์ หรือบริษัทเงินทุนหลักทรัพย์ที่ได้รับอนุญาตให้ประกอบกิจการเงินทุนเพื่อการพาณิชย์และประกอบธุรกิจค้ำประกันตามประกาศของธนาคารแห่งประเทศไทย

5. พันธบัตรรัฐบาลไทย (Thai Government Bonds):
   พันธบัตรรัฐบาลไทย หรือพันธบัตรที่กระทรวงการคลังค้ำประกันต้นเงินและดอกเบี้ย โดยต้องสลักหลังโอนให้แก่หน่วยงานของรัฐไว้เป็นหลักประกัน

อัตราและมูลค่าหลักประกันสัญญาตามระเบียบพัสดุ 2560

หลักเกณฑ์การกำหนดมูลค่าหลักประกันสัญญาตามระเบียบพัสดุ 2560 ข้อ 167 กำหนดให้อยู่ในอัตรา ร้อยละ 5 (5%) ของราคาพัสดุหรือวงเงินตามสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง

[วงเงินตามสัญญา 1,000,000 บาท] ➔ [อัตราหลักประกันสัญญา 5%] ➔ [มูลค่าหลักประกัน = 50,000 บาท]

ข้อยกเว้นและกรณีพิเศษในการกำหนดอัตราหลักประกัน:

• กรณีการจัดซื้อจัดจ้างที่มีความสำคัญเป็นพิเศษ หรือมีความเสี่ยงสูง: หน่วยงานของรัฐสามารถกำหนดหลักประกันสัญญาในอัตราสูงกว่าร้อยละ 5 ได้ แต่ต้องไม่เกิน ร้อยละ 10 (10%) ของวงเงินในสัญญา
• กรณีการซื้อหรือจ้างโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หรือวงเงินเล็กน้อย: หากวงเงินตามสัญญาไม่เกิน 100,000 บาท หรือเป็นกรณีที่ได้รับยกเว้นตามระเบียบ/หนังสือสั่งการ หัวหน้าหน่วยงานของรัฐอาจพิจารณาผ่อนผันไม่ต้องเรียกวางหลักประกันสัญญาก็ได้
• ระยะเวลาการค้ำประกัน: หลักประกันสัญญาต้องมีระยะเวลาค้ำประกันครอบคลุมตลอดอายุสัญญา รวมไปถึง ระยะเวลารับประกันความชำรุดบกพร่อง (Warranty Period) เช่น กรณีจัดซื้อ ครุภัณฑ์ราชการ ที่มีประกัน 1 ปี หรือ 2 ปี หนังสือค้ำประกันธนาคารจะต้องระบุวันหมดอายุคุ้มครองครอบคลุมระยะเวลารับประกันดังกล่าว

ขั้นตอนการรับและการจัดเก็บหลักประกันสัญญาอย่างถูกวิธี

เมื่อผู้ชนะการเสนอราคานำหลักประกันสัญญามามอบให้แก่หน่วยงานของรัฐ เจ้าหน้าที่พัสดุและเจ้าหน้าที่การเงินต้องปฏิบัติตามขั้นตอนมาตรฐานดังนี้:

[1. ตรวจสอบความถูกต้องและวันหมดอายุ] ➔ [2. ลงทะเบียนรับในระบบ/สมุดคุม] ➔ [3. ออกใบเสร็จหรือใบรับหลักประกัน] ➔ [4. จัดเก็บในตู้นิรภัยหรือฝากธนาคาร]

1. การตรวจสอบหนังสือค้ำประกัน (Validation):
   • ตรวจสอบชื่อหน่วยงานรัฐ, ชื่อคู่สัญญา, เลขที่สัญญา และวงเงินค้ำประกันว่าตรงกับร่างสัญญาหรือไม่
   • ตรวจสอบวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดการค้ำประกันว่าครอบคลุมระยะเวลารับประกันความชำรุดบกพร่องหรือไม่
   • หากเป็นหนังสือค้ำประกันกระดาษ ให้ทำหนังสือยืนยัน (Confirm LG) ไปยังธนาคารผู้ออกหนังสือค้ำประกัน หรือหากเป็น e-Bank Guarantee ให้ตรวจสอบรหัสยืนยันผ่านระบบ e-GP
2. การลงทะเบียนควบคุมหลักประกันสัญญา:
   บันทึกข้อมูลลงในสมุดควบคุมหลักประกันสัญญา หรือ ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล ระบุเลขที่สัญญา, วันที่หมดอายุ, ชื่อธนาคารผู้ออกหลักประกัน และวันที่ต้องคืนหลักประกัน
3. การออกหลักฐานการรับ:
   ออกใบเสร็จรับเงิน (กรณีรับเป็นเงินสด/แคชเชียร์เช็ค) หรือออกใบรับหนังสือค้ำประกันให้แก่คู่สัญญาไว้เป็นหลักฐาน
4. การจัดเก็บรักษา:
   • เงินสด/แคชเชียร์เช็ค: นำส่งฝ่ายการเงินเพื่อนำฝากเข้าบัญชีเงินฝากฝากคลังหรือบัญชีธนาคารของหน่วยงาน
   • หนังสือค้ำประกัน/พันธบัตร: นำเก็บรักษาไว้ในตู้นิรภัย (Safe) ของหน่วยงานรัฐเพื่อป้องกันการสูญหายหรือถูกทำลาย

ตารางเปรียบเทียบ: หนังสือค้ำประกันธนาคาร vs หลักประกันประเภทอื่น

หลักเกณฑ์และขั้นตอนการคืนหลักประกันสัญญาให้แก่คู่สัญญา

การคืนหลักประกันสัญญาถือเป็นหน้าที่ของหน่วยงานของรัฐเมื่อคู่สัญญาได้พ้นจากข้อผูกพันตามสัญญาแล้ว โดยมีหลักเกณฑ์และกรอบระยะเวลาตามระเบียบพัสดุ 2560 ข้อ 170 ดังนี้:

1. เงื่อนไขการคืนหลักประกัน:

• คู่สัญญาได้ส่งมอบงานถูกต้องครบถ้วน และผ่านการตรวจรับจาก คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ แล้ว
• พ้นกำหนดระยะเวลารับประกันความชำรุดบกพร่องตามสัญญา (เช่น พ้นกำหนด 1 ปี หรือ 2 ปี นับแต่วันที่ตรวจรับงานเสร็จสิ้น)
• ไม่มีภาระค่าปรับค้างชำระ หรือไม่มีงานชำรุดบกพร่องที่คู่สัญญายังไม่ได้แก้ไข

2. กรอบระยะเวลาการคืนหลักประกันตามกฎหมาย:

• ต้องคืนหลักประกันสัญญาให้แก่คู่สัญญาโดยเร็ว อย่างช้าไม่เกิน 15 วันทำการ นับแต่วันที่คู่สัญญาพ้นจากข้อผูกพันตามสัญญา
• หากหน่วยงานรัฐคืนหลักประกันสัญญาล่าช้าโดยไม่มีเหตุอันสมควร อาจทำให้หน่วยงานรัฐต้องรับผิดชอบจ่ายดอกเบี้ยตามอัตราที่กฎหมายกำหนด

3. ขั้นตอนการดำเนินการคืนหลักประกัน:

[1. ตรวจสอบการพ้นภาระรับประกัน] ➔ [2. คณะกรรมการ/ผู้ควบคุมงานยืนยันไม่มีงานชำรุด] ➔ [3. เสนอหัวหน้าหน่วยงานอนุมัติคืน] ➔ [4. คืนหนังสือค้ำประกัน/โอนเงินคืน]

1. เจ้าหน้าที่พัสดุตรวจสอบสมุดควบคุมหลักประกันสัญญา เมื่อพบว่าสัญญาใดครบกำหนดระยะเวลารับประกัน ให้ประสานงานหน่วยงานผู้ใช้พัสดุเพื่อยืนยันว่าพัสดุหรือ ครุภัณฑ์ ดังกล่าวใช้งานได้ปกติ ไม่มีเหตุชำรุดบกพร่อง
2. จัดทำบันทึกข้อความเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพื่อขออนุมัติคืนหลักประกันสัญญา
3. เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ให้ทำหนังสือแจ้งคู่สัญญามารับหนังสือค้ำประกันคืน หรือแจ้งยกเลิกการค้ำประกัน e-Bank Guarantee ผ่านระบบ e-GP หรือโอนเงินสดคืนเข้าบัญชีธนาคารของคู่สัญญา

การริบหลักประกันสัญญาเมื่อคู่สัญญาผิดนัดหรือละทิ้งงาน

ในกรณีที่คู่สัญญาไม่ปฏิบัติตามสัญญา ไม่ว่าจะเป็นการส่งมอบงานไม่ครบถ้วน ละทิ้งงาน หรือไม่ยอมเข้าแก้ไขงานชำรุดบกพร่องในระยะเวลารับประกัน หน่วยงานของรัฐมีอำนาจดำเนินการบังคับเอาแก่หลักประกันสัญญาได้ตามขั้นตอนกฎหมาย:

1. การแจ้งเตือนและเร่งรัด (Notice of Default):
   เมื่อเกิดเหตุผิดสัญญา ให้หน่วยงานรัฐทำหนังสือแจ้งเตือนคู่สัญญาให้รีบมาดำเนินการแก้ไขหรือส่งมอบงานภายในระยะเวลาที่กำหนด (เช่น 7 วัน หรือ 15 วัน)
2. การบอกเลิกสัญญา:
   หากคู่สัญญายังคงเพิกเฉย ให้เสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐอนุมัติบอกเลิกสัญญา และแจ้งการบอกเลิกสัญญาเป็นหนังสือตอบรับแก่คู่สัญญาและธนาคารผู้ออกหนังสือค้ำประกัน
3. การแจ้งริบหลักประกันสัญญา:
   • กรณีเป็นเงินสด: ให้หักโอนเงินสดหลักประกันเป็นรายได้แผ่นดินหรือรายได้ของหน่วยงานรัฐทันที
   • กรณีเป็นหนังสือค้ำประกันธนาคาร: ทำหนังสือแจ้งธนาคารผู้ออกหนังสือค้ำประกันเพื่อเรียกร้องให้ชำระเงินตามวงเงินในหนังสือค้ำประกันภายในระยะเวลาที่ระบุไว้ในค้ำประกัน (โดยปกติคือ 15-30 วัน)
4. การคำนวณความเสียหาย:
   หากความเสียหายและค่าปรับ การขยายเวลาสัญญาและงดหรือลดค่าปรับ เกินกว่ามูลค่าหลักประกันสัญญา หน่วยงานรัฐยังมีสิทธิฟ้องร้องดำเนินคดีเพื่อเรียกร้องส่วนต่างที่เหลือจากคู่สัญญาได้ตามกฎหมาย

ข้อควรระวังสำคัญสำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุและหน่วยงานรัฐ

จากรายงานการตรวจสอบของสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) มักพบข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการบริหารหลักประกันสัญญาที่เจ้าหน้าที่พัสดุต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ 5 ประการ:

1. ปล่อยให้หนังสือค้ำประกันหมดอายุก่อนสัญญาเสร็จสิ้น:
   เมื่อมีการ ขอขยายเวลาสัญญา เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องแจ้งให้คู่สัญญานำหนังสือค้ำประกันฉบับใหม่ หรือหนังสือต่ออายุค้ำประกันจากธนาคารมา 제출 เพื่อครอบคลุมระยะเวลาที่ขยายออกไป ห้ามปล่อยให้หนังสือค้ำประกันเดิมหมดอายุเด็ดขาด
2. ไม่ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือค้ำประกัน:
   รับหนังสือค้ำประกันปลอม หรือหนังสือค้ำประกันที่ไม่อยู่ในระบบ e-GP โดยไม่ได้ทำหนังสือยืนยันไปยังธนาคารผู้ออกเอกสาร
3. ละเลยการคืนหลักประกันเมื่อครบกำหนด:
   ปล่อยให้หลักประกันสัญญาค้างอยู่ในตู้นิรภัยเป็นเวลานานหลายปีหลังจากพ้นระยะเวลารับประกัน ซึ่งอาจถูกคู่สัญญาฟ้องร้องเรียกดอกเบี้ยผิดนัดได้
4. ไม่ขยายระยะเวลารับประกันเมื่อมีการซ่อมแซม:
   หากในระหว่างระยะเวลารับประกัน ครุภัณฑ์เกิดชำรุดและต้องส่งซ่อมแซมใหญ่เป็นเวลานาน เจ้าหน้าที่พัสดุต้องตรวจสอบเงื่อนไขสัญญาว่าต้องนับระยะเวลารับประกันต่อออกไปตามจำนวนวันที่ส่งซ่อมหรือไม่
5. ไม่ต่ออายุหลักประกันในกรณีการจ้างต่อเนื่อง:
   สัญญาบริการหรือสัญญาจ้างเหมาแบบปีต่อปี ต้องตรวจสอบให้มั่นใจว่าคู่สัญญาวางหลักประกันสัญญารอบใหม่เรียบร้อยก่อนเริ่มปีงบประมาณใหม่

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบริหารหลักประกันสัญญา

1. หากคู่สัญญาขอเปลี่ยนประเภทหลักประกันระหว่างสัญญา เช่น จากเงินสดเป็นหนังสือค้ำประกันธนาคาร ทำได้หรือไม่?
สามารถทำได้ หากคู่สัญญามีหนังสือร้องขอ และนำหนังสือค้ำประกันธนาคารที่มีวงเงินและระยะเวลาถูกต้องมามอบให้แก่หน่วยงานรัฐเรียบร้อยแล้ว หน่วยงานรัฐก็สามารถอนุมัติเปลี่ยนและคืนเงินสดหลักประกันเดิมให้แก่คู่สัญญาได้

2. หากหนังสือค้ำประกันธนาคารสูญหาย เจ้าหน้าที่พัสดุต้องดำเนินการอย่างไร?
ให้เจ้าหน้าที่พัสดุลงบันทึกประจำวันที่สถานีตำรวจ และทำหนังสือแจ้งไปยังธนาคารผู้ออกหนังสือค้ำประกันเพื่อขอออกใบแทนหนังสือค้ำประกัน หรือทำหนังสือยืนยันภาระผูกพันการค้ำประกันเดิม

3. กรณีสัญญาไม่มีการกำหนดระยะเวลารับประกันความชำรุดบกพร่อง จะคืนหลักประกันสัญญาเมื่อใด?
หากเป็นสัญญาซื้อขายหรือจ้างทำของทั่วไปที่ไม่มีเงื่อนไขรับประกันความชำรุดบกพร่องเพิ่มเติม หลักประกันสัญญาจะได้รับคืนทันทีเมื่อ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ได้ตรวจรับพัสดุถูกต้องครบถ้วนและอนุมัติการจ่ายเงินเรียบร้อยแล้ว (ไม่เกิน 15 วันทำการ)

ยกระดับการบริหารหลักประกันสัญญาและติดตามวันหมดอายุค้ำประกันด้วย Flowrix
ขจัดปัญหาหนังสือค้ำประกันหมดอายุ การแจ้งคืนหลักประกันล่าช้า และความเสี่ยงในการจัดเก็บเอกสารด้วย Flowrix ระบบบริหารงานพัสดุและครุภัณฑ์ดิจิทัลสำหรับหน่วยงานภาครัฐ ที่มาพร้อมระบบแจ้งเตือนการหมดอายุของหนังสือค้ำประกันสัญญาอัตโนมัติ (e-Bank Guarantee Alerts) บันทึกประวัติการรับ-คืน-ริบหลักประกันพร้อมเชื่อมโยงกับ ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ และ ขั้นตอนการตรวจรับพัสดุ อย่างเป็นระบบ ถูกต้องตามระเบียบพัสดุ 2560 และตรวจสอบได้ตามมาตรฐาน สตง.
ทดลองใช้งานระบบบริหารพัสดุ Flowrix เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพหน่วยงานของคุณวันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 (ข้อ 167 - 171) — กรมบัญชีกลาง
• คู่มือแนวทางปฏิบัติการบริหารหลักประกันสัญญาและการหนังสือค้ำประกันอิเล็กทรอนิกส์ (e-Bank Guarantee) — ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (e-GP)