คู่มือการจำหน่ายพัสดุด้วยวิธีโอนและการแลกเปลี่ยน: ขั้นตอน เอกสาร หลักเกณฑ์ และแนวปฏิบัติ ตามระเบียบพัสดุ 2560

ภายหลังจากที่หน่วยงานภาครัฐได้ดำเนินการ การตรวจนับครุภัณฑ์ประจำปี และจัดทำรายงานเสนอขออนุมัติ การจำหน่ายครุภัณฑ์ชำรุด หรือพัสดุที่หมดความจำเป็นในการใช้งานตาม พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 เรียบร้อยแล้ว นอกจากแนวทางหลักอย่าง การจำหน่ายพัสดุด้วยวิธีขายทอดตลาด แล้ว ระเบียบพัสดุ 2560 ยังได้เปิดช่องทางข้อยกเว้นสำคัญอีก 2 วิธี ได้แก่ “การโอน (Transfer)” และ “การแลกเปลี่ยน (Exchange)” เพื่อให้การบริหารจัดการพัสดุของรัฐเป็นไปอย่างยืดหยุ่น เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ราชการ และไม่สร้างภาระค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บหรือทำลายโดยไม่จำเป็น

บทความนี้จะเจาะลึกหลักเกณฑ์ เงื่อนไข ขั้นตอนการดำเนินการ เอกสารที่ต้องจัดทำ ข้อแตกต่างระหว่างการโอนย้ายภายในกับการโอนจำหน่าย ตลอดจนข้อควรระวังทางกฎหมายและการตัดจำหน่ายออกจากทะเบียนคุม เพื่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง โปร่งใส และพร้อมรับการตรวจสอบจากหน่วยงานกำกับดูแล

สารบัญ

• ความหมายและหลักเกณฑ์การจำหน่ายพัสดุด้วยวิธีโอนและการแลกเปลี่ยน
• เงื่อนไขและขั้นตอนการจำหน่ายพัสดุด้วย “วิธีโอน” (Transfer)
• เงื่อนไขและขั้นตอนการจำหน่ายพัสดุด้วย “วิธีแลกเปลี่ยน” (Exchange)
• ตารางเปรียบเทียบ: ข้อแตกต่างระหว่างการโอนย้ายภายใน vs การโอนจำหน่าย vs การแลกเปลี่ยนพัสดุ
• ข้อควรระวังทางกฎหมายและการตัดจำหน่ายออกจากทะเบียนคุม
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการโอนและการแลกเปลี่ยนพัสดุ

ความหมายและหลักเกณฑ์การจำหน่ายพัสดุด้วยวิธีโอนและการแลกเปลี่ยน

ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 215 กำหนดให้การขายทอดตลาดเป็นวิธีหลักในการจำหน่ายพัสดุ แต่หากหน่วยงานพิจารณาแล้วเห็นว่าการจำหน่ายด้วย “วิธีโอน” หรือ “วิธีแลกเปลี่ยน” จะเกิดประโยชน์ต่อทางราชการมากกว่า รัฐบาล หรือสังคมโดยรวม หัวหน้าหน่วยงานของรัฐก็มีอำนาจอนุมัติให้ใช้วิธีดังกล่าวได้ตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│              เปรียบเทียบหลักการสำคัญ: วิธีโอน vs วิธีแลกเปลี่ยน           │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ • การโอน (Transfer):                                                    │
│   - เป็นการโอนกรรมสิทธิ์พัสดุให้แก่หน่วยงานรัฐ/องค์กรการกุศล โดยไม่มีค่าตอบแทน │
│   - เน้นประโยชน์สาธารณะ การสนับสนุนการศึกษา หรือความร่วมมือระหว่างหน่วยงาน │
│                                                                         │
│ • การแลกเปลี่ยน (Exchange):                                              │
│   - เป็นการนำพัสดุเก่า/ชำรุดไปแลกเปลี่ยนกับพัสดุใหม่/สิ่งของอื่นกับเอกชน    │
│   - เพื่อลดภาระงบประมาณในการจัดซื้อพัสดุใหม่เต็มจำนวน                      │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. การจำหน่ายด้วยวิธีโอน (Transfer)

คือ การโอนกรรมสิทธิ์พัสดุหรือครุภัณฑ์ที่ได้รับอนุมัติให้จำหน่ายแล้ว ให้แก่ หน่วยงานของรัฐ สถานศึกษา มูลนิธิ องค์กรสาธารณกุศล หรือองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น โดยไม่มีการคิดมูลค่าหรือค่าตอบแทน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในทางราชการ การศึกษา หรือสาธารณประโยชน์

2. การจำหน่ายด้วยวิธีแลกเปลี่ยน (Exchange)

คือ การนำพัสดุ ครุภัณฑ์ หรือเครื่องจักรกลเก่าที่เสื่อมสภาพหรือหมดความจำเป็นในการใช้งาน ไปส่งมอบให้แก่ผู้ขาย ผู้รับจ้าง หรือบุคคลอื่น เพื่อ แลกเปลี่ยนเอาพัสดุใหม่หรือพัสดุที่มีสภาพดีกว่า เข้ามาใช้งานแทน โดยอาจมีการชำระเงินส่วนต่าง (ถ้ามี) ตามที่ตกลงในสัญญา

เงื่อนไขและขั้นตอนการจำหน่ายพัสดุด้วย "วิธีโอน" (Transfer)

การจำหน่ายพัสดุด้วยวิธีโอนไม่ใช่การส่งมอบของตามความพอใจส่วนตัว แต่ต้องปฏิบัติตามระเบียบพัสดุ 2560 ข้อ 215 (2) อย่างเคร่งครัด โดยมีเงื่อนไขและขั้นตอนการปฏิบัติ 4 ขั้นตอนหลักดังนี้:

[1. ตรวจสอบเงื่อนไขผู้รับโอน] ──> [2. ขออนุมัติหัวหน้าหน่วยงาน] ──> [3. ทำเอกสารส่งมอบ-รับมอบ] ──> [4. ตัดทะเบียนคุม]

เงื่อนไขของผู้รับโอนพัสดุ

หน่วยงานภาครัฐสามารถโอนพัสดุให้แก่บุคคลหรือนิติบุคคลได้เฉพาะกลุ่มที่กฎหมายระบุไว้เท่านั้น ได้แก่:

1. หน่วยงานของรัฐด้วยกัน: เช่น กระทรวง กรม จังหวัด อบต. อบจ. เทศบาล หรือโรงพยาบาลรัฐ
2. สถานศึกษาของรัฐหรือสถานศึกษาในกำกับของรัฐ: เพื่อใช้ประโยชน์ทางการเรียนการสอน การวิจัย
3. องค์กรสาธารณกุศลหรือมูลนิธิ: ต้องเป็นองค์กรสาธารณกุศลตามประกาศกระทรวงการคลัง และมีหนังสือขอรับการสนับสนุนเป็นลายลักษณ์อักษร

ขั้นตอนการดำเนินการโอนพัสดุ 4 สเต็ป:

1. ตรวจสอบคำร้องขอรับโอน: หน่วยงานผู้รับโอนต้องมีหนังสือแสดงความประสงค์ขอรับโอนพัสดุ โดยระบุวัตถุประสงค์การนำไปใช้ประโยชน์อย่างชัดเจน
2. เสนอขออนุมัติโอนพัสดุ: เจ้าหน้าที่พัสดุทำหนังสือบันทึกข้อความสรุปรายการพัสดุ สภาพพัสดุ มูลค่าตามบัญชี และเหตุผลความจำเป็น เสนอผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ เพื่อให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐลงนามอนุมัติ
3. จัดทำใบส่งมอบ-รับมอบพัสดุ: แต่งตั้งผู้แทนในการส่งมอบและรับมอบพัสดุ ณ สถานที่จัดเก็บ พร้อมลงนามใน “ใบส่งมอบ-รับมอบพัสดุ (Form of Transfer and Receipt)” ไว้เป็นหลักฐาน 2 ฉบับ (เก็บไว้ฝ่ายละฉบับ)
4. ตัดจำหน่ายออกจากบัญชี: เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกการโอนจำหน่ายใน ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ หรือ ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล โดยแนบหนังสือขอรับโอนและใบส่งมอบเป็นหลักฐานประกอบ

เงื่อนไขและขั้นตอนการจำหน่ายพัสดุด้วย "วิธีแลกเปลี่ยน" (Exchange)

การแลกเปลี่ยนพัสดุตามระเบียบพัสดุ 2560 ข้อ 215 (3) เป็นวิธีบริหารพัสดุที่นิยมใช้กับอุปกรณ์ที่มีเทคโนโลยีตกรุ่นเร็ว เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร หรือยานพาหนะ ซึ่งผู้ขายหรือบริษัทเอกชนมีโปรแกรม Trade-in (เทรดอิน) นำของเก่ามาตีราคาเป็นส่วนต่างในการซื้อของใหม่

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                 กระบวนการจำหน่ายพัสดุด้วยวิธีแลกเปลี่ยน                   │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ [พัสดุเก่า/ชำรุด] ──> คณะกรรมการประเมินราคาเทรดอิน ──> [ราคากลางพัสดุเก่า] │
│                                                                 │       │
│ [พัสดุใหม่ที่จะซื้อ] <── สัญญาแลกเปลี่ยนพัสดุ <── ชำระส่วนต่าง ───────┘       │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

ขั้นตอนการดำเนินการแลกเปลี่ยนพัสดุ 5 สเต็ป:

1. การสำรวจและประเมินราคากลางพัสดุเก่า: แต่งตั้งคณะกรรมการประเมินราคากลาง เพื่อสืบราคาท้องตลาดและกำหนดมูลค่ารับซื้อคืน (Trade-in Value) ของพัสดุเก่า โดยพิจารณาจาก ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ และสภาพจริง
2. การจัดทำรายงานขอแลกเปลี่ยนพัสดุ: เจ้าหน้าที่พัสดุจัดทำรายงานเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ โดยระบุรายละเอียดพัสดุเก่าที่จะนำไปแลก พัสดุใหม่ที่จะได้รับ และวงเงินงบประมาณส่วนต่างที่ต้องจ่ายเพิ่ม (ถ้ามี)
3. การดำเนินการเจรจาหรือประกวดราคา: กรณีซื้อพัสดุใหม่โดยวิธี e-Bidding หรือวิธีเฉพาะเจาะจง ให้ระบุเงื่อนไขการแลกเปลี่ยนพัสดุไว้ในเอกสารเชิญชวน หรือ การจัดทำ TOR / Specification อย่างชัดเจน
4. การจัดทำสัญญาแลกเปลี่ยนพัสดุ: ลงนามในสัญญาแลกเปลี่ยนพัสดุ หรือสัญญาลูกผสม (สัญญาซื้อขายพร้อมแลกเปลี่ยน) ระบุเงื่อนไขการส่งมอบพัสดุใหม่และการรับมอบพัสดุเก่า
5. การตรวจรับและการตัดจำหน่าย: คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ทำการตรวจรับพัสดุใหม่ ตรวจสอบความถูกต้อง แล้วให้เจ้าหน้าที่พัสดุลงทะเบียนครุภัณฑ์ใหม่ และบันทึกตัดจำหน่ายครุภัณฑ์เก่าออกจากทะเบียนคุม

ตารางเปรียบเทียบ: ข้อแตกต่างระหว่างการโอนย้ายภายใน vs การโอนจำหน่าย vs การแลกเปลี่ยนพัสดุ

เจ้าหน้าที่พัสดุมักสับสนระหว่าง การโอนย้ายครุภัณฑ์ภายในหน่วยงาน กับ การโอนจำหน่ายพัสดุให้หน่วยงานภายนอก ตารางด้านล่างแสดงความแตกต่างอย่างชัดเจน:

ข้อควรระวังทางกฎหมายและการตัดจำหน่ายออกจากทะเบียนคุม

การโอนและการแลกเปลี่ยนพัสดุหลวงเป็นประเด็นที่ สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) และ ป.ป.ช. ให้ความสนใจตรวจสอบอย่างใกล้ชิด เพื่อป้องกันการทุจริตหรือการเอื้อประโยชน์ให้แก่บุคคลใดบุคคลหนึ่ง เจ้าหน้าที่พัสดุจึงต้องระมัดระวังประเด็นต่อไปนี้:

1. ห้ามโอนพัสดุให้แก่บุคคลธรรมดาหรือบริษัทเอกชนโดยตรง

การโอนพัสดุโดยไม่มีค่าตอบแทนสามารถทำได้เฉพาะกับ หน่วยงานรัฐ สถานศึกษา หรือมูลนิธิ/องค์กรสาธารณกุศล เท่านั้น ห้ามโอนให้แก่พนักงาน เจ้าหน้าที่รัฐ บุคคลธรรมดา หรือบริษัทเอกชนเด็ดขาด หากต้องการขายให้เอกชนต้องใช้วิธี การจำหน่ายพัสดุด้วยวิธีขายทอดตลาด เท่านั้น

2. การประเมินราคาแลกเปลี่ยนต้องเป็นธรรมและมีหลักฐานสืบราคา

ในการแลกเปลี่ยนพัสดุ คณะกรรมการประเมินราคากลางต้องสืบราคารับซื้อคืนพัสดุเก่าจากผู้ประกอบการอย่างน้อย 3 ราย หรืออ้างอิงราคากลางของตลาด เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ขายตีราคาพัสดุเก่าต่ำเกินจริง ซึ่งจะทำให้รัฐเสียประโยชน์

3. การอัปเดตสถานะป้ายและ QR Code ครุภัณฑ์

เมื่อมีการโอนจำหน่ายหรือแลกเปลี่ยนพัสดุเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุต้องดำเนินการ:

• สแกน QR Code บนตัวครุภัณฑ์เพื่อเปลี่ยนสถานะในระบบดิจิทัลเป็น “โอนจำหน่าย (Transferred)” หรือ “แลกเปลี่ยน (Exchanged)”
• ลอกป้ายสติกเกอร์รหัสครุภัณฑ์เดิมออก หรือทำเครื่องหมายยกเลิกบนตัวครุภัณฑ์ก่อนส่งมอบ เพื่อป้องกันการนำกลับมาแอบอ้างสวมสิทธิ์

4. กำหนดเวลาบันทึกตัดจำหน่ายในทะเบียนคุม

ตามระเบียบพัสดุ 2560 กำหนดให้เจ้าหน้าที่พัสดุต้องลงรายการตัดจำหน่ายพัสดุออกจาก ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ ให้แล้วเสร็จภายใน 30 วัน นับแต่วันที่ได้รับอนุมัติการโอนหรือแลกเปลี่ยนเรียบร้อยแล้ว

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการโอนและการแลกเปลี่ยนพัสดุ

1. หน่วยงานสามารถโอนครุภัณฑ์ที่ยังใช้งานได้ดีให้แก่โรงเรียนในพื้นที่ได้หรือไม่?
สามารถทำได้ หากครุภัณฑ์ดังกล่าวนับเป็นพัสดุที่เกินความจำเป็นในการใช้งานของหน่วยงาน และได้รับการอนุมัติจำหน่ายจากหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเรียบร้อยแล้ว โดยโรงเรียนต้องทำหนังสือขอรับโอนอย่างเป็นทางการ

2. การโอนพัสดุระหว่างกระทรวง หรือระหว่างกรม ต้องได้รับอนุมัติจากกระทรวงการคลังหรือไม่?
ภายใต้ระเบียบพัสดุ 2560 หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ (เช่น อธิบดี หรือผู้ว่าราชการจังหวัด) มีอำนาจอนุมัติการโอนพัสดุให้แก่หน่วยงานของรัฐอื่นได้โดยตรง โดยไม่ต้องขออนุมัติจากกระทรวงการคลัง เว้นแต่จะมีกฎหมายเฉพาะของหน่วยงานนั้นกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น

3. หากนำเครื่องคอมพิวเตอร์เก่าไปแลกเปลี่ยนคอมพิวเตอร์ใหม่ ต้องนำเงินส่วนต่างจากการตีราคาเก่าส่งเป็นรายได้แผ่นดินหรือไม่?
ไม่ต้องนำส่งเป็นรายได้แผ่นดิน เนื่องจากมูลค่าของพัสดุเก่าจะถูกหักลบออกจากราคาซื้อพัสดุใหม่ในสัญญาเรียบร้อยแล้ว ทำให้หน่วยงานเบิกจ่ายงบประมาณจัดซื้อพัสดุใหม่เฉพาะยอด net หลังหักส่วนลด

4. พัสดุที่รับโอนมาจากหน่วยงานอื่น ต้องเริ่มคิด ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ ใหม่หรือไม่?
หน่วยงานผู้รับโอนต้องบันทึกรับโอนครุภัณฑ์ด้วยราคาทุนเดิมและค่าเสื่อมราคาสะสมเดิมที่หน่วยงานผู้โอนส่งมอบมา เพื่อคำนวณคิดค่าเสื่อมราคาต่อเนื่องตามอายุการใช้งานที่เหลืออยู่ตามมาตรฐานการบัญชีภาครัฐ

5. หากพัสดุที่โอนไปแล้วเกิดชำรุดเสียหายในภายหลัง หน่วยงานผู้โอนต้องรับผิดชอบซ่อมแซมหรือไม่?
ไม่ต้องรับผิดชอบ เมื่อมีการลงนามในใบส่งมอบ-รับมอบพัสดุเรียบร้อยแล้ว กรรมสิทธิ์ สิทธิครอบครอง และภาระในการดูแลบำรุงรักษาจะตกเป็นของหน่วยงานผู้รับโอนทันที

บริหารจัดการทะเบียนครุภัณฑ์และการจำหน่ายพัสดุอย่างไร้รอยต่อด้วย Flowrix
ยกระดับการบริหารจัดการพัสดุและครุภัณฑ์ภาครัฐให้เป็นเรื่องง่ายด้วย Flowrix ระบบบริหารงานพัสดุและครุภัณฑ์ดิจิทัลเต็มรูปแบบ ช่วยให้คุณติดตามสถานะพัสดุตั้งแต่การรับเข้า การจัดทำ ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ การคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ อัตโนมัติ การพิมพ์และสแกน QR Code ครุภัณฑ์ การออก ใบเบิกพัสดุ ตลอดจนการสรุปรายงานขออนุมัติ การโอนย้ายครุภัณฑ์ การโอนจำหน่าย การแลกเปลี่ยน และ การจำหน่ายพัสดุด้วยวิธีขายทอดตลาด ได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และรองรับการตรวจสอบจาก สตง. 100%
ทดลองใช้งานระบบบริหารพัสดุ Flowrix เพื่อยกระดับหน่วยงานของคุณวันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 (ข้อ 215 การจำหน่ายพัสดุวิธีโอนและแลกเปลี่ยน) — กรมบัญชีกลาง
• คู่มือแนวทางการควบคุมและจำหน่ายพัสดุภาครัฐ — กรมบัญชีกลาง
• หนังสือเวียนกรมบัญชีกลาง เรื่อง แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการโอนและการจำหน่ายพัสดุภาครัฐ