คู่มือการจำหน่ายพัสดุเป็นสูญ และแนวทางสอบข้อเท็จจริงกรณีพัสดุสูญหาย ตามระเบียบพัสดุ 2560: ขั้นตอน ความรับผิดทางละเมิด และการตัดบัญชีคุม

หนึ่งในปัญหาใหญ่ที่สร้างความกังวลใจให้กับเจ้าหน้าที่พัสดุและหัวหน้าหน่วยงานภาครัฐมากที่สุด คือเหตุการณ์ “พัสดุหรือครุภัณฑ์ของทางราชการสูญหาย ถูกโจรกรรม ชำรุดเสียหายจากภัยพิบัติ หรือหาตัวผู้รับผิดชอบไม่ได้”

เมื่อเกิดกรณีดังกล่าว หน่วยงานไม่สามารถปล่อยให้รายการทรัพย์สินค้างอยู่ใน ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ หรือบัญชีสินทรัพย์ถาวรได้ เพราะจะทำให้รายงานทางการเงินคลาดเคลื่อนและเสี่ยงต่อการถูก ตรวจสอบพัสดุจาก สตง. แต่ในขณะเดียวกัน การจะตัดรายการทรัพย์สินออกจากบัญชีก็ไม่สามารถทำได้ตามอำเภอใจ จำเป็นต้องดำเนินการตามกระบวนการ “การจำหน่ายพัสดุเป็นสูญ” ควบคู่กับการดำเนินการตาม พระราชบัญญัติความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่ พ.ศ. 2539

ตาม ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 218 ถึงข้อ 221 ได้กำหนดหลักเกณฑ์ เงื่อนไข และขั้นตอนการจำหน่ายเป็นสูญไว้อย่างรัดกุม บทความนี้จึงสรุปคู่มือแนวทางปฏิบัติอย่างเป็นขั้นตอน ตั้งแต่วินาทีที่พบว่าพัสดุสูญหาย การแต่งตั้งคณะกรรมการสอบข้อเท็จจริงความรับผิดทางละเมิด อำนาจการอนุมัติจำหน่าย ตลอดจนขั้นตอนการตัดยอดบัญชีอย่างถูกต้องตามกฎหมาย

สารบัญ

• ความหมายและเหตุแห่งการจำหน่ายพัสดุเป็นสูญ (ระเบียบข้อ 218)
• ขั้นตอนปฏิบัติทันทีเมื่อพบว่าพัสดุราชการสูญหายหรือเสียหาย
• กระบวนการสอบข้อเท็จจริงความรับผิดทางละเมิด (พ.ร.บ. ละเมิด 2539)
• ตารางเปรียบเทียบ: กรณีมีผู้ต้องรับผิดทางละเมิด vs กรณีไม่มีผู้รับผิด/เหตุสุดวิสัย
• อำนาจการอนุมัติจำหน่ายเป็นสูญ และขั้นตอนการตัดบัญชีคุมครุภัณฑ์
• 5 ข้อผิดพลาดที่ สตง. มักตรวจพบในกระบวนการจำหน่ายเป็นสูญ
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจำหน่ายพัสดุเป็นสูญ

ความหมายและเหตุแห่งการจำหน่ายพัสดุเป็นสูญ (ระเบียบข้อ 218)

นอกเหนือจาก การจำหน่ายครุภัณฑ์ชำรุด ด้วย 4 วิธีหลัก ได้แก่ การขายทอดตลาด, การโอนและแลกเปลี่ยน, และ การแปรสภาพหรือทำลาย ระเบียบพัสดุ 2560 ข้อ 218 ได้กำหนดให้มี “การจำหน่ายเป็นสูญ” สำหรับพัสดุที่ไม่อยู่ในสภาพที่จะจำหน่ายด้วยวิธีปกติได้

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│             3 เหตุแห่งการ "จำหน่ายพัสดุเป็นสูญ" (ระเบียบข้อ 218)       │
├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. พัสดุสูญไปโดยไม่มีตัวผู้รับผิดชอบ (หาตัวผู้กระทำผิดไม่ได้)         │
│ 2. พัสดุสูญไปโดยมีตัวผู้รับผิดชอบ แต่ไม่สามารถชดใช้ได้ตามกฎหมาย       │
│ 3. พัสดุสูญหาย/เสียหายเนื่องจากเหตุสุดวิสัย หรือภัยพิบัติธรรมชาติ     │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. พัสดุสูญไปโดยไม่มีตัวผู้รับผิดชอบ

กรณีพัสดุถูกโจรกรรม หรืองัดแงะในเวลากลางคืน โดยสถานที่จัดเก็บมีระบบรักษาความปลอดภัยตามมาตรฐานแล้ว และผลการสอบสวนข้อเท็จจริงยืนยันว่าไม่มีเจ้าหน้าที่คนใดกระทำด้วยความประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรง หรือกรณีของหายแต่หาตัวผู้กระทำผิดไม่ได้

2. มีตัวผู้รับผิดชอบแต่ไม่สามารถชดใช้ได้

กรณีมีคำวินิจฉัยหรือศาลมีคำพิพากษาให้ผู้กระทำผิดชดใช้เงินแก่ทางราชการ แต่ผู้กระทำผิดเสียชีวิตโดยไม่มีทรัพย์มรดกให้บังคับคดี หรือเป็นบุคคลล้มละลายที่ไม่สามารถชดใช้ค่าสินไหมทดแทนได้ครบถ้วนตามกฎหมาย

3. เกิดจากเหตุสุดวิสัยหรือภัยธรรมชาติ

กรณีเกิดอุทกภัย ดินโคลนถล่ม อัคคีภัย หรือวาตภัย ที่ทำให้พัสดุจมน้ำ พังทลาย หรือสูญหายไป โดยมิได้เกิดจากความบกพร่องในการป้องกันรักษาของเจ้าหน้าที่

ขั้นตอนปฏิบัติทันทีเมื่อพบว่าพัสดุราชการสูญหายหรือเสียหาย

เมื่อเกิดเหตุพัสดุหรือครุภัณฑ์สูญหายจากการใช้งาน หรือตรวจพบระหว่าง การตรวจนับพัสดุประจำปี เจ้าหน้าที่และหน่วยงานต้องปฏิบัติตามขั้นตอนมาตรฐานดังนี้ทันที:

[1. แจ้งความร้องทุกข์] ───> [2. รายงานหัวหน้าหน่วยงาน] ───> [3. แต่งตั้งกรรมการสอบละเมิด]
(ภายใน 24 ชม. กรณีถูกขโมย)     (ระบุรายการและพฤติการณ์)       (กำหนดเวลาสอบสวน 60 วัน)
                                                                       │
                                                                       ▼
[6. ลงบัญชีจำหน่ายเป็นสูญ] <── [5. ขออนุมัติจำหน่ายเป็นสูญ] <── [4. สรุปสำนวนส่ง กค.]
(ตัดทะเบียนคุม & New GFMIS)      (ตามเกณฑ์วงเงินอำนาจ)          (กระทรวงการคลังตรวจวินิจฉัย)

1. แจ้งความร้องทุกข์ต่อเจ้าพนักงานตำรวจ

หากมีเหตุสงสัยว่าพัสดุสูญหายจากการถูกโจรกรรม ลักทรัพย์ หรือการกระทำความผิดอาญา เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบหรือผู้ควบคุมสถานที่ต้องรีบแจ้งความร้องทุกข์ต่อพนักงานสอบสวนในท้องที่เกิดเหตุทันที เพื่อลงบันทึกประจำวันและรวบรวมพยานหลักฐานทางคดีอาญา

2. รายงานข้อเท็จจริงต่อหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ

เจ้าหน้าที่ผู้ครอบครองพัสดุหรือเจ้าหน้าที่พัสดุต้องจัดทำบันทึกข้อความรายงานข้อเท็จจริงต่อหัวหน้าหน่วยงานของรัฐโดยด่วน โดยระบุ:

• รายการพัสดุ เลขครุภัณฑ์ 14 หลัก วันที่ได้มา และราคาที่ได้มา
• มูลค่าคงเหลือหลังหัก ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์
• วัน เวลา สถานที่เกิดเหตุ และพฤติการณ์ที่พัสดุสูญหาย
• สำเนาใบแจ้งความและภาพถ่ายสถานที่เกิดเหตุ (ถ้ามี)

กระบวนการสอบข้อเท็จจริงความรับผิดทางละเมิด (พ.ร.บ. ละเมิด 2539)

หัวใจสำคัญก่อนที่หน่วยงานจะสามารถจำหน่ายพัสดุเป็นสูญได้ คือ “การสอบข้อเท็จจริงความรับผิดทางละเมิด” ตามพระราชบัญญัติความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่ พ.ศ. 2539 และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยหลักเกณฑ์การปฏิบัติเกี่ยวกับความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่ พ.ศ. 2539

1. การแต่งตั้งคณะกรรมการสอบข้อเท็จจริงความรับผิดทางละเมิด

หัวหน้าหน่วยงานของรัฐต้องออกคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการสอบข้อเท็จจริงความรับผิดทางละเมิด (จำนวนไม่เกิน 5 คน) เพื่อดำเนินการแสวงหาพยานหลักฐาน ตรวจสอบสถานที่ และเรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องมาให้ถ้อยคำ โดยมีกรอบระยะเวลาดำเนินการภายใน 60 วัน (ขยายเวลาได้ตามระเบียบ)

2. การวินิจฉัยระดับความรับผิดของเจ้าหน้าที่

คณะกรรมการฯ จะต้องพิจารณาพฤติการณ์ของเจ้าหน้าที่ตามหลักกฎหมายละเมิด โดยแบ่งระดับความรับผิดออกเป็น 2 กรณี:

• จงใจ หรือ ประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรง: เจ้าหน้าที่ละเลยไม่ปฏิบัติตามระเบียบ เวรยาม หรือมาตรฐานความปลอดภัยวิญญูชน (เช่น ไม่ล็อกประตูกลางคืน, ทิ้งคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊กไว้ในที่สาธารณะ) $\rightarrow$ เจ้าหน้าที่ต้องรับผิดชดใช้ค่าสินไหมทดแทน
• ประมาทเลินเล่อธรรมดา หรือ เหตุสุดวิสัย: เจ้าหน้าที่ได้ใช้ความระมัดระวังตามสมควรแล้ว แต่เกิดเหตุสุดวิสัยหรือภัยพิบัติที่ไม่อาจป้องกันได้ $\rightarrow$ เจ้าหน้าที่ไม่ต้องรับผิดเป็นการส่วนตัว (หน่วยงานรับภาระความเสียหาย)

3. การส่งสำนวนให้กระทรวงการคลังตรวจสอบ

เมื่อคณะกรรมการฯ สรุปรายงานและความเห็นเสนอหัวหน้าหน่วยงานแล้ว หน่วยงานต้องส่งสำนวนการสอบสวนไปยังกระทรวงการคลัง (กรมบัญชีกลาง) เพื่อตรวจสอบและให้ความเห็นชอบก่อนออกคำสั่งเรียกให้เจ้าหน้าที่ชดใช้เงิน หรือก่อนดำเนินการขออนุมัติจำหน่ายเป็นสูญ

ตารางเปรียบเทียบ: กรณีมีผู้ต้องรับผิดทางละเมิด vs กรณีไม่มีผู้รับผิด/เหตุสุดวิสัย

เพื่อให้เห็นความแตกต่างของผลลัพธ์และขั้นตอนทางกฎหมายอย่างชัดเจน สรุปได้ดังตารางต่อไปนี้:

อำนาจการอนุมัติจำหน่ายเป็นสูญ และขั้นตอนการตัดบัญชีคุมครุภัณฑ์

การอนุมัติจำหน่ายพัสดุเป็นสูญ มีเกณฑ์อำนาจอนุมัติตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 219 ดังนี้:

1. เกณฑ์อำนาจอนุมัติการจำหน่ายเป็นสูญ (ข้อ 219)

• พัสดุที่มีราคาซื้อหรือได้มารวมกันไม่เกิน 1,000,000 บาท: ให้อยู่ในอำนาจของ หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ เป็นผู้อนุมัติจำหน่ายเป็นสูญ
• พัสดุที่มีราคาซื้อหรือได้มารวมกันเกิน 1,000,000 บาท: ให้อยู่ในอำนาจของ ผู้มีอำนาจเหนือขึ้นไปหนึ่งชั้น (เช่น ปลัดกระทรวง, รัฐมนตรีเจ้าสังกัด, หรือสภาท้องถิ่น แล้วแต่กรณี)

2. การบันทึกตัดยอดในทะเบียนคุมและระบบบัญชี

เมื่อได้รับอนุมัติการจำหน่ายเป็นสูญเป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุต้องดำเนินการตัดยอดทรัพย์สินทันที:

1. บันทึกลงใน ทะเบียนคุมครุภัณฑ์: บันทึกวันที่ได้รับอนุมัติ เลขที่หนังสืออนุมัติ สาเหตุการจำหน่ายเป็นสูญ และขีดฆ่าหรือปรับสถานะพัสดุเป็น “จำหน่ายเป็นสูญ”
2. ตัดยอดในระบบ New GFMIS Thai: บันทึกรายการลดยอดสินทรัพย์ถาวรและรับรู้ผลขาดทุนจากการตัดจำหน่ายสินทรัพย์ในระบบบัญชีภาครัฐ
3. ยกเลิก QR Code ครุภัณฑ์: ปรับสถานะใน ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล เพื่อไม่ให้แสดงรายการในรอบ ตรวจนับครุภัณฑ์ประจำปี ครั้งถัดไป

5 ข้อผิดพลาดที่ สตง. มักตรวจพบในกระบวนการจำหน่ายเป็นสูญ

จากการรวบรวมรายงานการตรวจสอบของสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) พบข้อบกพร่องยอดนิยมที่ทำให้หน่วยงานถูกทักท้วง ได้แก่:

1. ไม่แจ้งความดำเนินคดีทันที: เมื่อของหายกลับปล่อยเวลาล่วงเลยไปหลายเดือน ทำให้เสียพยานหลักฐานและขาดความน่าเชื่อถือ
2. ตัดจำหน่ายเป็นสูญเองโดยไม่ตั้งกรรมการสอบละเมิด: นำพัสดุสูญหายไปรวมตัดจำหน่ายชำรุดในการตรวจนับประจำปี ซึ่งถือเป็นการฝ่าฝืนระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีฯ
3. อนุมัติจำหน่ายเกินอำนาจหน้าที่: หัวหน้าหน่วยงานอนุมัติจำหน่ายพัสดุมูลค่าจัดซื้อรวมเกิน 1,000,000 บาท โดยไม่ส่งขออนุมัติต่อปลัดกระทรวงหรือผู้บังคับบัญชาชั้นเหนือกว่า
4. คำนวณมูลค่าความเสียหายผิดพลาด: คิดค่าเสียหายเต็มราคาซื้อเดิมโดยไม่หักค่าเสื่อมราคา หรือไม่คิดดอกเบี้ยตามกฎหมายในกรณีที่เจ้าหน้าที่ต้องชดใช้เงิน
5. ไม่ตัดยอดทางบัญชีหลังได้รับอนุมัติ: มีหนังสืออนุมัติแล้วแต่เจ้าหน้าที่พัสดุและฝ่ายการเงินไม่ได้ลงบันทึกตัดจำหน่าย ทำให้มียอดทรัพย์สินค้างท่อในงบการเงิน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจำหน่ายพัสดุเป็นสูญและการสอบข้อเท็จจริง

1. พัสดุสูญหายจากน้ำท่วมใหญ่ จำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการสอบข้อเท็จจริงความรับผิดทางละเมิดหรือไม่?
จำเป็นอย่างยิ่ง แม้จะเป็นภัยพิบัติธรรมชาติที่เห็นได้ชัดเจน แต่ต้องมีรายงานผลการสอบข้อเท็จจริงเพื่อพิสูจน์ว่าหน่วยงานได้ปฏิบัติตามมาตรการป้องกันและขนย้ายพัสดุอย่างเต็มความสามารถแล้ว ไม่ได้เกิดจากความประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงของเจ้าหน้าที่

2. หากคณะกรรมการสอบละเมิดชี้ว่าเจ้าหน้าที่ประมาทเลินเล่อธรรมดา เจ้าหน้าที่ต้องจ่ายเงินชดใช้หรือไม่?
ตาม พ.ร.บ. ความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่ พ.ศ. 2539 มาตรา 8 กำหนดว่า เจ้าหน้าที่จะต้องรับผิดชดใช้ค่าสินไหมทดแทนให้แก่หน่วยงานของรัฐเฉพาะกรณีที่กระทำด้วยความ “จงใจ หรือประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรง” เท่านั้น หากเป็นเพียงประมาทเลินเล่อธรรมดา เจ้าหน้าที่ไม่ต้องรับผิดชดใช้ และหน่วยงานสามารถดำเนินการขออนุมัติจำหน่ายเป็นสูญได้

3. การจำหน่ายพัสดุเป็นสูญกับการตัดจำหน่ายพัสดุชำรุด แตกต่างกันอย่างไร?
การจำหน่ายพัสดุชำรุด ตัวพัสดุยังคงมีอยู่จริงและนำไป ขายทอดตลาด หรือ ทำลาย ได้ แต่ การจำหน่ายเป็นสูญ ใช้สำหรับกรณีที่พัสดุไม่มีตัวตนอยู่แล้ว (สูญหาย ถูกโจรกรรม หรือพังทลายจนไม่เหลือซาก) และต้องผ่านกระบวนการสอบสวนตามกฎหมายละเมิดก่อน

4. ระหว่างรอผลการพิจารณาจากกระทรวงการคลัง สามารถตัดยอดทะเบียนคุมครุภัณฑ์ได้เลยหรือไม่?
ยังตัดยอดไม่ได้ ต้องรอให้มีหนังสือแจ้งผลการวินิจฉัยจากกระทรวงการคลัง และได้รับอนุมัติจำหน่ายเป็นสูญจากผู้มีอำนาจตามระเบียบข้อ 219 เสียก่อน จึงจะนำหลักฐานดังกล่าวมาลงบันทึกตัดยอดในทะเบียนคุมได้

5. จะใช้ระบบดิจิทัลช่วยป้องกันและติดตามกรณีพัสดุสูญหายได้อย่างไร?
การนำ ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล ที่มีระบบบันทึกประวัติผู้ครอบครอง การติด QR Code ครุภัณฑ์ และระบบ ยืม-คืนพัสดุออนไลน์ จะช่วยให้ทราบตำแหน่งและผู้รับผิดชอบพัสดุล่าสุดแบบเรียลไทม์ ลดความเสี่ยงพัสดุสูญหายอย่างไร้ร่องรอยได้อย่างมีประสิทธิภาพ

บริหารจัดการทรัพย์สินและประวัติพัสดุภาครัฐอย่างแม่นยำด้วย Flowrix
หมดกังวลเรื่องพัสดุสูญหายและข้อผิดพลาดในการตรวจสอบบัญชีด้วย Flowrix ระบบบริหารงานพัสดุและครุภัณฑ์ดิจิทัลครบวงจร ที่ช่วยจัดทำ ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ ออนไลน์ ติดตามสถานะผู้ครอบครองด้วยระบบ QR Code ครุภัณฑ์ บันทึกประวัติ การยืม-คืนพัสดุ คำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ อัตโนมัติ และรองรับการจัดการสถานะจำหน่ายพัสดุถูกต้องตามระเบียบพัสดุ 2560 ครบถ้วน 100% พร้อมรับการตรวจสอบจาก สตง. อย่างมั่นใจ
ทดลองใช้งานระบบบริหารพัสดุ Flowrix เพื่อยกระดับหน่วยงานของคุณวันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 (ข้อ 218–221) — กรมบัญชีกลาง
• พระราชบัญญัติความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่ พ.ศ. 2539 — สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา
• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยหลักเกณฑ์การปฏิบัติเกี่ยวกับความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่ พ.ศ. 2539 — สำนักนายกรัฐมนตรี
• แนวทางการสอบข้อเท็จจริงความรับผิดทางละเมิดและจำหน่ายพัสดุเป็นสูญ — กรมบัญชีกลาง