คู่มือการเตรียมความพร้อมรับการตรวจสอบพัสดุจาก สตง.: ข้อตรวจพบยอดฮิต เอกสารที่ต้องเตรียม และแนวทางแก้ไขตามระเบียบพัสดุ 2560

การตรวจสอบงานพัสดุและการบริหารทรัพย์สินภาครัฐโดย สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) ถือเป็นภารกิจสำคัญประจำปีที่สร้างความกังวลใจให้แก่เจ้าหน้าที่พัสดุ เจ้าหน้าที่การเงิน และคณะกรรมการชุดต่างๆ ของหน่วยงานรัฐอยู่เสมอ เพราะไม่เพียงแต่ต้องทำให้ถูกต้องตาม พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 เท่านั้น แต่ยังต้องแสดงหลักฐานความคุ้มค่า ความโปร่งใส และการมีอยู่จริงของพัสดุหลวงทุกชิ้น

ตั้งแต่กระบวนการจัดทำ แผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี การกำหนด ราคากลางพัสดุ การจัดทำ ร่างเอกสาร TOR/คุณลักษณะเฉพาะ การตรวจรับของ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ การจัดทำ ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ การลงบัญชี สต็อกวัสดุคงคลัง ไปจนถึง การตรวจนับครุภัณฑ์ประจำปี และ การจำหน่ายครุภัณฑ์ชำรุด ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นเป้าหมายที่ผู้ตรวจสอบจาก สตง. ให้ความสำคัญ

บทความนี้ได้รวบรวมขอบเขตการตรวจสอบ ประเด็นข้อตรวจพบยอดฮิต Checklist เอกสารสำคัญ ตารางเปรียบเทียบแนวทางป้องกันแก้ไข ตลอดจนขั้นตอนการชี้แจงข้อสังเกตอย่างมืออาชีพ เพื่อให้หน่วยงานของคุณพร้อมรับการตรวจสอบจาก สตง. อย่างมั่นใจและไร้ข้อบกพร่อง

สารบัญ

• บทบาทและขอบเขตการตรวจสอบพัสดุของ สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.)
• 5 ข้อตรวจพบยอดฮิตของ สตง. เกี่ยวกับงานพัสดุและครุภัณฑ์
• Checklist เอกสารสำคัญที่ต้องจัดเตรียมเมื่อ สตง. เข้าตรวจสอบ
• ตารางสรุป: ประเด็นตรวจพบยอดฮิต สาเหตุ และแนวทางป้องกันแก้ไข
• ขั้นตอนการชี้แจงและตอบข้อสังเกตของ สตง. อย่างถูกต้อง
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการตรวจสอบพัสดุของ สตง.

บทบาทและขอบเขตการตรวจสอบพัสดุของ สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.)

สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) ทำหน้าที่ตรวจสอบการใช้จ่ายเงินงบประมาณและการบริหารทรัพย์สินของแผ่นดิน เพื่อให้เกิดความคุ้มค่า ประสิทธิภาพ และป้องกันการทุจริตในภาครัฐ โดยการตรวจสอบงานพัสดุจะครอบคลุม 3 มิติหลัก ดังนี้:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
┌                 3 มิติหลักในการตรวจสอบพัสดุของ สตง.                  │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. การตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมาย (Compliance Audit):                   │
│    • ตรวจสอบกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างว่าปฏิบัติตาม พ.ร.บ. พัสดุ 2560      │
│    • ตรวจสอบการอนุมัติ คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ และระยะเวลาตามระเบียบ    │
│                                                                         │
│ 2. การตรวจสอบการเงินและบัญชีทรัพย์สิน (Financial & Asset Audit):        │
│    • ตรวจสอบความถูกต้องของทะเบียนคุมครุภัณฑ์ สต็อกวัสดุ และค่าเสื่อมราคา│
│    • ตรวจสอบการตัดจำหน่ายพัสดุชำรุดและการส่งเงินรายได้แผ่นดิน           │
│                                                                         │
│ 3. การตรวจสอบการดำเนินงานและความคุ้มค่า (Performance Audit):             │
│    • ตรวจสอบว่าพัสดุ/ครุภัณฑ์ถูกนำไปใช้งานจริงตามวัตถุประสงค์หรือไม่     │
│    • ตรวจสอบพัสดุถูกปล่อยทิ้งร้าง ไม่ได้ใช้งาน หรือซ้อนทับงบประมาณ      │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. การตรวจสอบการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Compliance Audit)

ตรวจสอบเอกสารตั้งแต่จุดเริ่มต้นการจัดซื้อจัดจ้าง เช่น การเสนอขออนุมัติโครงการ การสืบราคากลาง การเลือก วิธีจัดซื้อจัดจ้าง (e-Bidding, e-Market, เฉพาะเจาะจง หรือ คัดเลือก) ความถูกต้องของการทำสัญญา และการเบิกจ่ายเงินงวด

2. การตรวจสอบการบริหารและคุมพัสดุ (Inventory & Asset Management Audit)

ตรวจสอบการลง ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ การติดป้ายหรือ QR Code ครุภัณฑ์ การเบิกจ่ายวัสดุด้วย ใบเบิกพัสดุ การจัดทำรายงานการตรวจนับพัสดุประจำปี และการคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์

3. การตรวจสอบการใช้งานและความคุ้มค่า (Performance & Physical Audit)

ผู้ตรวจสอบ สตง. มักจะลงพื้นที่สุ่มตรวจดูครุภัณฑ์ชิ้นจริง (Physical Inspection) ณ สถานที่ติดตั้งจริง เพื่อพิสูจน์ว่าครุภัณฑ์มีอยู่จริง ชำรุดหรือไม่ และมีการนำไปใช้ประโยชน์คุ้มค่ากับเงินงบประมาณแผ่นดินหรือไม่

5 ข้อตรวจพบยอดฮิตของ สตง. เกี่ยวกับงานพัสดุและครุภัณฑ์

จากสถิติรายงานผลการตรวจสอบของ สตง. ในแต่ละปีงบประมาณ พบว่าข้อสังเกตและข้อบกพร่องที่หน่วยงานภาครัฐมักถูกตรวจพบซ้ำๆ มี 5 ประเด็นสำคัญดังนี้:

[1. ครุภัณฑ์ไม่มีอยู่จริง / หาไม่พบ] ──> [2. ทะเบียนคุมไม่ไม่อัปเดต / ข้อมูลขาด]
                                              │
[5. ดำเนินการจำหน่ายช้า / ค้างคลัง] <── [4. ตรวจรับพัสดุไม่ตรงตาม TOR] <── [3. เบิกจ่ายวัสดุโดยไม่มีหลักฐาน]

1. ครุภัณฑ์ไม่มีอยู่จริง หาไม่พบ หรือนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์

• ลักษณะความผิดพลาด: ในขั้นตอนสุ่มตรวจนับครุภัณฑ์จริง สตง. พบว่าครุภัณฑ์ที่มีชื่อในทะเบียนคุมไม่อยู่ในพื้นที่จัดเก็บ หรือสูญหายโดยไม่มีการรายงานขออนุมัติ การโอนย้ายครุภัณฑ์ หรือไม่มีเอกสาร การยืมพัสดุและครุภัณฑ์
• ความเสี่ยง: เสี่ยงต่อการถูกตั้งข้อสังเกตว่าทรัพย์สินหลวงสูญหาย และอาจต้องเข้าสู่กระบวนการสอบหาผู้รับผิดทางแพ่งตาม พ.ร.บ. ความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่

2. ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ไม่อัปเดต ขาดสาระสำคัญ หรือไม่ได้บันทึกรับเข้าภายในกำหนด

• ลักษณะความผิดพลาด: บันทึกรับครุภัณฑ์ล่าช้าเกินกว่าระเบียบกำหนด ไม่ระบุเลขรหัสครุภัณฑ์ สถานที่ตั้ง ผู้รับผิดชอบ หรือไม่ได้คำนวณค่าเสื่อมราคาประจำปีสะสม
• ความเสี่ยง: รายงานทางการเงินของหน่วยงานไม่สะท้อนมูลค่าทรัพย์สินที่แท้จริง

3. การจัดทำสต็อกวัสดุและการเบิกจ่ายวัสดุไม่มีหลักฐานสมบูรณ์

• ลักษณะความผิดพลาด: มีการสั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลือง แต่ไม่มีการลง บัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) หรือการจ่ายวัสดุไม่มี ใบเบิกพัสดุ ที่มีลายมือชื่อผู้เบิกและผู้ให้อนุมัติ
• ความเสี่ยง: ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าวัสดุถูกนำไปใช้ในราชการจริง หรือเกิดการรั่วไหลนำวัสดุหลวงไปใช้ส่วนตัว

4. คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ตรวจรับงานไม่ตรงตาม TOR หรือล่าช้าเกินกำหนด

• ลักษณะความผิดพลาด: ตรวจรับงานทั้งที่สเปกไม่ตรงตาม TOR หรือยอมรับพัสดุชำรุดเข้ามาโดยไม่ริบ หลักประกันสัญญา หรือตรวจรับล่าช้าแต่ไม่มีการคิด ค่าปรับตามสัญญา
• ความเสี่ยง: กรรมการตรวจรับพัสดุเสี่ยงถูกดำเนินคดีอาญาและทางวินัยฐานปฏิบัติหน้าที่โดยมิชอบ

5. การละเลยไม่ดำเนินการจำหน่ายพัสดุชำรุดเสื่อมสภาพตามกำหนดเวลา

• ลักษณะความผิดพลาด: เมื่อคณะกรรมการตรวจนับพัสดุประจำปีเสนอรายงานพัสดุชำรุดเสื่อมสภาพแล้ว หน่วยงานปล่อยทิ้งไว้หลายปีโดยไม่จัดทำรายงานขออนุมัติ จำหน่ายครุภัณฑ์ชำรุด ด้วยวิธี ขายทอดตลาด, โอน/แลกเปลี่ยน หรือ แปรสภาพและทำลาย
• ความเสี่ยง: พัสดุเสื่อมค่าลงเรื่อยๆ จนขายไม่ได้ราคา และเสื่อมเสียพื้นที่จัดเก็บ

Checklist เอกสารสำคัญที่ต้องจัดเตรียมเมื่อ สตง. เข้าตรวจสอบ

การเตรียมเอกสารให้พร้อมล่วงหน้าจะช่วยให้กระบวนการตรวจสอบของ สตง. เป็นไปอย่างรวดเร็วและราบรื่น เจ้าหน้าที่พัสดุควรจัดแฟ้มเอกสารแยกตามหมวดหมู่ดังนี้:

1. แฟ้มด้านการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Files)

• รายงานขอซื้อขอจ้าง และเอกสารอนุมัติโครงการ
• คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการจัดทำร่าง TOR / คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการกำหนดราคากลาง พร้อมตารางคำนวณราคากลาง
• เอกสารการประกวดราคา (ประกาศ e-Bidding / ใบเสนอราคา / เอกสารคุณสมบัติผู้ยื่นข้อเสนอ)
• รายงานผลการพิจารณาและขออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง
• สัญญาซื้อขาย/สัญญาจ้าง หนังสือค้ำประกันธนาคาร (หลักประกันสัญญา)
• ใบส่งมอบงาน ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี และ รายงานการตรวจรับพัสดุ

2. แฟ้มด้านทะเบียนและการบริหารพัสดุ (Asset & Inventory Files)

• ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ (แบบ พส. 2 หรือรายงานจากระบบคอมพิวเตอร์) ที่อัปเดตปัจจุบัน
• บัญชีคุมวัสดุ / บัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card)
• แฟ้ม ใบเบิกพัสดุ เรียงตามลำดับวันที่
• หนังสืออนุญาตและ ใบยืมพัสดุ-ครุภัณฑ์ (กรณีมีการยืมไปใช้งานนอกสถานที่)
• เอกสารหลักฐาน การโอนย้ายครุภัณฑ์ ระหว่างหน่วยงาน

3. แฟ้มด้านการตรวจนับและการจำหน่ายพัสดุ (Annual Audit & Disposal Files)

• คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจนับพัสดุประจำปี
• รายงานผลการตรวจนับพัสดุประจำปีเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ
• รายงานขออนุมัติจำหน่ายพัสดุชำรุดเสื่อมสภาพ
• หลักฐานการจำหน่ายพัสดุ (ใบเสร็จรับเงินขายทอดตลาด / ใบส่งมอบการโอน / ใบสำคัญการทำลาย)
• หลักฐานการบันทึกตัดจำหน่ายออกจากทะเบียนคุมพัสดุ

ตารางสรุป: ประเด็นตรวจพบยอดฮิต สาเหตุ และแนวทางป้องกันแก้ไข

ตารางเปรียบเทียบแนวทางป้องกันข้อบกพร่องตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560:

ขั้นตอนการชี้แจงและตอบข้อสังเกตของ สตง. อย่างถูกต้อง

หากผู้ตรวจสอบจาก สตง. มีข้อสังเกตหรือทักท้วงเกี่ยวกับกระบวนการพัสดุของหน่วยงาน ไม่ต้องตกใจ! ให้ดำเนินการตามขั้นตอนการชี้แจง 4 สเต็ปดังนี้:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│              4 ขั้นตอนการชี้แจงข้อสังเกตของ สตง. อย่างมืออาชีพ          │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ [Step 1: รับทราบข้อสังเกต] ──> ตรวจสอบรายละเอียดและข้อเท็จจริง         │
│                                                                 │       │
│ [Step 4: ส่งหนังสือชี้แจง] <── รวบรวมหลักฐานและระเบียบ <── [Step 2: รวบรวมหลักฐาน]
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. ตรวจสอบข้อเท็จจริงและเจตนาของข้อสังเกต

อ่านรายละเอียดข้อสังเกตจากหนังสือแจ้งของ สตง. ให้ชัดเจนว่า ทักท้วงในประเด็นใด เช่น ความผิดพลาดทางขั้นตอนเอกสาร (Procedural Issue) หรือความเสียหายทางการเงิน (Financial Damage)

2. รวบรวมพยานหลักฐานและข้อกฎหมายอ้างอิง

ค้นหาเอกสารต้นฉบับ ใบเสร็จ บันทึกข้อความ รายงานการประชุม หรือระเบียบหนังสือสั่งการของกรมบัญชีกลาง/กระทรวงการคลังที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำมาใช้อธิบายเหตุผลความจำเป็นทางราชการ

3. จัดทำหนังสือชี้แจงเสนอหัวหน้าหน่วยงานอนุมัติ

เขียนหนังสือชี้แจงโดยใช้ภาษาทางการ ชี้แจงเป็นข้อๆ อย่างตรงประเด็น แนบสำเนาเอกสารหลักฐานที่มีการรับรองสำเนาถูกต้องอย่างครบถ้วน

4. กำหนดมาตรการปรับปรุงแก้ไขเพื่อป้องกันเกิดซ้ำ

นอกจากคำชี้แจงแล้ว ควรเสนอแนวทางปรับปรุงงานพัสดุ เช่น การนำ ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล มาใช้ควบคุม เพื่อแสดงให้ สตง. เห็นถึงความตั้งใจในการปรับปรุงระบบควบคุมภายในของหน่วยงาน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการตรวจสอบพัสดุของ สตง.

1. สตง. มีอำนาจสุ่มตรวจนับครุภัณฑ์ย้อนหลังกี่ปี?
สตง. มีอำนาจตรวจสอบเอกสารและครุภัณฑ์ย้อนหลังได้ตลอดอายุการใช้งานของทรัพย์สิน หรือตลอดระยะเวลาที่เอกสารทางบัญชีและพัสดุยังต้องจัดเก็บตามกฎหมาย (ปกติ 10 ปี) โดยเฉพาะครุภัณฑ์ที่มีมูลค่าสูง

2. หาก สตง. ตรวจพบว่าครุภัณฑ์สูญหาย เจ้าหน้าที่พัสดุต้องรับผิดชอบชดใช้เงินทันทีหรือไม่?
ยังไม่ต้องชดใช้ทันที หน่วยงานต้องแต่งตั้งคณะกรรมการสอบหาผู้รับผิดทางแพ่งตาม พ.ร.บ. ความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่ พ.ศ. 2539 เพื่อพิจารณาว่าเกิดจากความประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงหรือไม่ก่อนกำหนดมูลค่าความเสียหาย

3. หากมีการเปลี่ยนตัวเจ้าหน้าที่พัสดุ เจ้าหน้าที่คนใหม่ต้องรับผิดชอบข้อบกพร่องที่ สตง. ตรวจพบในอดีตหรือไม่?
เจ้าหน้าที่คนใหม่ไม่ต้องรับผิดชอบในความผิดที่เกิดขึ้นก่อนเข้ามาดำรงตำแหน่ง เว้นแต่กรณีรับมอบงานพัสดุแล้วไม่ได้ทำการตรวจนับพัสดุชิ้นจริง หรือไม่ได้ทำบันทึกข้อแย้งไว้ในใบรับส่งมอบงาน

4. เอกสารจัดซื้อจัดจ้างที่ดำเนินการผ่านระบบ e-GP ต้องพิมพ์ออกมาจัดเก็บเป็นแฟ้มกระดาษเพื่อรอ สตง. ตรวจหรือไม่?
ควรพิมพ์เอกสารสำคัญ เช่น รายงานขอซื้อขอจ้าง TOR ประกาศ อนุมัติสั่งซื้อ และรายงานตรวจรับออกมาจัดทำแฟ้มกระดาษพร้อมลงนามครบถ้วน เนื่องจาก สตง. ยังคงเรียกตรวจแฟ้มเอกสารฉบับจริงเป็นหลัก

5. จะลดข้อผิดพลาดในการบริหารพัสดุเพื่อเตรียมรับ สตง. ได้อย่างไรให้ได้ผลดีที่สุด?
วิธีการที่ได้ผลดีที่สุดคือการเปลี่ยนมาใช้ ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล ร่วมกับการติด QR Code ครุภัณฑ์ เพราะระบบจะช่วยบันทึกประวัติ อัปเดตทะเบียนคุม คำนวณค่าเสื่อมราคา และออกใบเบิกจ่ายให้อัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดจาก Human Error ได้ 100%

เตรียมพร้อมรับการตรวจสอบจาก สตง. อย่างมั่นใจด้วย Flowrix
ปลดล็อกความกังวลใจในงานพัสดุและบริหารทรัพย์สินภาครัฐด้วย Flowrix ระบบบริหารงานพัสดุและครุภัณฑ์ดิจิทัลที่ออกแบบมาเพื่อหน่วยงานภาครัฐโดยเฉพาะ ช่วยให้คุณจัดทำ ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ คำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ พิมพ์ป้าย QR Code ครุภัณฑ์ จัดทำ บัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) ออก ใบเบิกพัสดุ และรวบรวมรายงาน การตรวจนับครุภัณฑ์ประจำปี ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องตามระเบียบพัสดุ 2560 และพร้อมรองรับการตรวจสอบจาก สตง. 100%
ทดลองใช้งานระบบบริหารพัสดุ Flowrix เพื่อยกระดับหน่วยงานของคุณวันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• พระราชบัญญัติประกอบรัฐธรรมนูญว่าด้วยการตรวจเงินแผ่นดิน พ.ศ. 2561 — สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน
• คู่มือและข้อสังเกตการตรวจสอบงานจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุ — สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.)