คู่มือการควบคุมและการเก็บรักษาพัสดุในคลัง ตามระเบียบพัสดุ 2560: ขั้นตอนรับ-จ่าย การลงบัญชีคุม และมาตรฐานคลังพัสดุราชการ

หลังจากที่กระบวนการ จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ เสร็จสิ้นและผ่าน การตรวจรับพัสดุ โดย คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ เรียบร้อยแล้ว ภารกิจสำคัญอันดับถัดไปของเจ้าหน้าที่พัสดุคือ “การควบคุมและการเก็บรักษาพัสดุ”

งานคลังพัสดุราชการไม่ได้เป็นเพียงแค่การยกกล่องเข้าห้องเก็บของ แต่เป็นกระบวนการทางกฎหมายและบัญชีที่มีความสำคัญอย่างยิ่งตาม ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 หมวด 9 (ข้อ 203 ถึงข้อ 212) ซึ่งกำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ กรอบเวลาการลงบัญชี และมาตรฐานความปลอดภัยไว้อย่างชัดเจน หากละเลยหรือไม่ปฏิบัติตาม อาจส่งผลให้ยอดพัสดุคลาดเคลื่อน เกิดปัญหา สต็อกวัสดุคงคลัง ไม่ตรงกับความจริง พัสดุเสื่อมสภาพ และถูกทักท้วงใน การตรวจนับพัสดุประจำปี หรือถูก สตง. ตรวจสอบ ได้

บทความนี้สรุปคู่มือการบริหารงานคลังพัสดุภาครัฐอย่างครบถ้วน ตั้งแต่ขั้นตอนรับมอบพัสดุเข้าคลัง เกณฑ์เวลาการลงบัญชีคุม มาตรฐานการจัดเก็บ ระบบการเบิกจ่าย และแนวทางป้องกันข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

สารบัญ

• กฎหมายและระเบียบควบคุมพัสดุภาครัฐ (ระเบียบข้อ 203–212)
• ขั้นตอนการรับมอบพัสดุและการลงทะเบียนคุม (เกณฑ์ 3 วันทำการ)
• มาตรฐานการจัดเก็บรักษาพัสดุในคลังให้ปลอดภัยและถูกสุขลักษณะ
• ขั้นตอนการจ่ายพัสดุและการควบคุมการเบิกจ่ายด้วยหลัก FIFO
• ตารางเปรียบเทียบ: การควบคุมวัสดุสิ้นเปลือง vs ครุภัณฑ์ vs พัสดุควบคุมพิเศษ
• 5 ข้อผิดพลาดในการบริหารคลังพัสดุที่ สตง. มักตรวจพบ
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการควบคุมและเก็บรักษาพัสดุ

กฎหมายและระเบียบควบคุมพัสดุภาครัฐ (ระเบียบข้อ 203–212)

ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 หมวด 9 ส่วนที่ 1 ได้วางโครงสร้างการควบคุมและการเก็บรักษาพัสดุไว้เป็น 4 เสาหลัก:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│             4 เสาหลักของการบริหารคลังพัสดุภาครัฐ (ระเบียบข้อ 203-212)    │
├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. การควบคุมทางบัญชี (ข้อ 203-204) : ลงบัญชี/ทะเบียนคุมภายใน 3 วัน     │
│ 2. การเก็บรักษาที่ปลอดภัย (ข้อ 205) : ป้องกันอัคคีภัย โจรกรรม เสื่อมสภาพ │
│ 3. การจ่ายพัสดุถูกต้อง (ข้อ 206-207) : มีใบเบิก จ่ายตามลำดับ FIFO       │
│ 4. การควบคุมและรายงาน (ข้อ 208-212) : ตรวจสอบยอดสม่ำเสมอ ตัดยอดทันที  │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

หัวใจสำคัญของการควบคุมพัสดุคือ “ความโปร่งใส ตรวจสอบได้ และยอดคงเหลือตรงกับความเป็นจริงเสมอ” ไม่ว่าพัสดุนั้นจะได้มาจากการซื้อ การจ้าง การรับบริจาค หรือการโอนย้ายมาจากหน่วยงานอื่น

ขั้นตอนการรับมอบพัสดุและการลงทะเบียนคุม (เกณฑ์ 3 วันทำการ)

ทันทีที่ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ได้ลงนามในใบตรวจรับพัสดุและส่งมอบพัสดุให้แก่เจ้าหน้าที่พัสดุ ระเบียบข้อ 203 และข้อ 204 กำหนดให้เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติดังนี้:

[ผู้ขายส่งมอบของ] ───> [กรรมการตรวจรับ] ───> [เจ้าหน้าที่รับมอบของ] ───> [ลงบัญชี/ทะเบียนคุม]
                         (ลงนามใบตรวจรับ)       (ตรวจสอบจำนวนและสภาพ)       (ภายใน 3 วันทำการ)

1. แยกประเภทพัสดุเพื่อลงบัญชีให้ถูกต้อง (ระเบียบข้อ 203)

เจ้าหน้าที่ต้องแยกแยะ ความแตกต่างระหว่างครุภัณฑ์กับวัสดุสิ้นเปลือง เพื่อลงบันทึกในเอกสารควบคุมที่ถูกต้อง:

• วัสดุสิ้นเปลือง / วัสดุคงทน: ให้ลงใน “บัญชีวัสดุ” (Material Ledger) เพื่อคุมยอดรับ-จ่ายและยอดคงเหลือ
• ครุภัณฑ์: ให้ลงใน “ทะเบียนคุมครุภัณฑ์” กำหนด เลขครุภัณฑ์ 14 หลัก พร้อมติด QR Code ครุภัณฑ์ หรือพ่นรหัสถาวร
• ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง: ให้ลงใน “ทะเบียนที่ดินและสิ่งก่อสร้าง” พร้อมแนบสำเนาโฉนดและแบบแปลน

2. กรอบเวลาการลงบัญชี (ระเบียบข้อ 204)

ระเบียบข้อ 204 ระบุไว้อย่างเคร่งครัดว่า:

“การลงบัญชีหรือทะเบียน ให้ลงให้ตรงกับวันที่ได้รับมอบพัสดุ หรืออย่างช้าต้องไม่เกิน 3 วันทำการถัดไป”

การละเลยไม่ลงบัญชีคุมภายใน 3 วันทำการ ถือเป็นข้อบกพร่องที่ สตง. ตรวจพบเป็นประจำเมื่อเข้าสุ่มตรวจคลังพัสดุ

มาตรฐานการจัดเก็บรักษาพัสดุในคลังให้ปลอดภัยและถูกสุขลักษณะ

ตามระเบียบข้อ 205 กำหนดให้หน่วยงานของรัฐต้องจัดหาสถานที่เก็บรักษาพัสดุให้เหมาะสมและปลอดภัย โดยมีหลักการบริหารพื้นที่คลังพัสดุ (Warehouse Management) 4 ประการ:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│               มาตรฐาน 4 ด้านในการจัดเก็บพัสดุภาครัฐ (ข้อ 205)           │
├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. ความปลอดภัยทางกายภาพ : ประตูล็อกแน่นหนา มีกล้อง CCTV ระบบคีย์การ์ด    │
│ 2. การป้องกันอัคคีภัย   : ติดตั้งถังดับเพลิง ตรวจสอบระบบไฟ ไม่มีสิ่งกีดขวาง │
│ 3. สภาพแวดล้อมเฉพาะ   : คุมอุณหภูมิ/ความชื้นสำหรับกระดาษ ยา เคมีภัณฑ์   │
│ 4. การจัดวางตามผัง (Bin) : วางบนพาเลท ไม่ติดพื้น ป้ายบอกตำแหน่งชัดเจน    │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. การแบ่งโซนและกำหนดรหัสตำแหน่งจัดเก็บ (Bin Location)

• ควรแบ่งโซนคลังสินค้าตามประเภทการใช้งาน เช่น โซนเครื่องเขียน, โซนอุปกรณ์คอมพิวเตอร์, โซนน้ำยาทำความสะอาด และโซนครุภัณฑ์รอจ่าย
• จัดทำป้ายระบุตำแหน่งแถว (Aisle), ชั้น (Shelf), และช่อง (Bin) เพื่อให้ค้นหาและหยิบจ่ายได้สะดวกรวดเร็ว

2. การจัดวางเพื่อรักษาสภาพพัสดุ

• อย่าวางพัสดุสัมผัสพื้นโดยตรง: ต้องวางบนพาเลท (Pallet) หรือชั้นวางสูงจากพื้นอย่างน้อย 10–15 ซม. เพื่อป้องกันความชื้น น้ำท่วม และแมลง
• เว้นระยะห่างจากผนัง: เว้นช่องว่างจากผนัง 30–50 ซม. เพื่อให้อากาศถ่ายเทสะดวกและสะดวกต่อการตรวจนับ
• จัดเก็บสารเคมีและวัตถุไวไฟแยกต่างหาก: ต้องมีตู้เก็บสารเคมีเฉพาะพร้อมระบบระบายอากาศ และติดป้ายเตือนอันตรายชัดเจน

ขั้นตอนการจ่ายพัสดุและการควบคุมการเบิกจ่ายด้วยหลัก FIFO

การจ่ายพัสดุออกจากคลังตามระเบียบข้อ 206 และ 207 ต้องมีหลักฐานการขอเบิกและการอนุมัติอย่างถูกต้อง เพื่อป้องกันการสูญหายหรือนำพัสดุไปใช้ส่วนตัว

[ผู้ขอเบิกทำใบเบิก] ───> [หัวหน้าหน่วยอนุมัติ] ───> [เจ้าหน้าที่พัสดุจัดจ่าย] ───> [ผู้รับของลงนาม] ───> [ตัดยอดบัญชีทันที]
(ใช้แบบ 8707 หรือระบบ)     (ตรวจสอบความจำเป็น)        (หยิบของตามหลัก FIFO)     (รับของครบถ้วน)        (บันทึก Material Ledger)

1. การจัดทำใบเบิกพัสดุ (แบบ 8707 หรือระบบออนไลน์)

ผู้ขอเบิกต้องจัดทำ ใบเบิกพัสดุ ระบุรายการ จำนวน เหตุผลความจำเป็น และหน่วยงานย่อยที่นำไปใช้ โดยต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนนำมาขอรับของที่คลังพัสดุ

2. หลักการจ่ายพัสดุเข้าก่อน-ออกก่อน (FIFO: First-In, First-Out)

ระเบียบข้อ 206 กำหนดให้การจ่ายพัสดุที่มีลักษณะเสื่อมสภาพหรือมีวันหมดอายุ (เช่น หมึกพิมพ์, แบตเตอรี่, กระดาษถ่ายเอกสาร, น้ำยาเคมี) ต้องจ่ายพัสดุที่รับเข้าคลังก่อนออกไปใช้งานก่อนเสมอ เพื่อป้องกันปัญหาสินค้าหมดอายุหรือเสื่อมสภาพค้างสต็อก

3. การตัดยอดบัญชีคุมทันทีที่มีการจ่าย

เมื่อผู้รับของลงลายมือชื่อรับพัสดุเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่คลังต้องนำใบเบิกมาลงบันทึก “ตัดยอดจ่าย” ในบัญชีวัสดุหรือระบบคลังสินค้าทันที ไม่ควรสะสมใบเบิกไว้ลงย้อนหลังสิ้นเดือน

ตารางเปรียบเทียบ: การควบคุมวัสดุสิ้นเปลือง vs ครุภัณฑ์ vs พัสดุควบคุมพิเศษ

การบริหารจัดการพัสดุแต่ละประเภทมีความแตกต่างกันทั้งในแง่เอกสารควบคุม วิธีการจัดเก็บ และการตรวจนับ ดังนี้:

5 ข้อผิดพลาดในการบริหารคลังพัสดุที่ สตง. มักตรวจพบ

จากการตรวจสอบรายงานของสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) พบว่าประเด็นข้อบกพร่องด้านการควบคุมและเก็บรักษาพัสดุที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด ได้แก่:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│              5 ข้อบกพร่องยอดฮิตในงานคลังพัสดุที่ สตง. มักตรวจพบ        │
├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. ไม่ลงบัญชีภายใน 3 วันทำการ (รับของมาดองไว้เป็นสัปดาห์ก่อนลงระบบ)     │
│ 2. จ่ายพัสดุโดยไม่มีใบเบิก (หยิบของไปก่อน แล้วค่อยมาเขียนใบเบิกทีหลัง) │
│ 3. สต็อกการ์ดไม่ตรงกับของจริงในคลัง (มียอดดิฟ แต่ไม่มีการกระทบยอด)     │
│ 4. ละเลยหลัก FIFO จนวัสดุเสื่อมสภาพหมดอายุค้างคลัง (Dead Stock)       │
│ 5. ไม่มีระบบรักษาความปลอดภัย ปล่อยให้บุคคลภายนอกเข้า-ออกคลังได้อิสระ   │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. การลงบัญชีล่าช้าเกิน 3 วันทำการ: ตรวจรับพัสดุเสร็จแล้วแต่เก็บเอกสารไว้ ไม่ได้นำไปลงในบัญชีวัสดุหรือทะเบียนคุมทันที ทำให้ยอดสินทรัพย์ในงบการเงินไม่เป็นปัจจุบัน
2. การจ่ายของก่อนส่งใบเบิก: ให้เจ้าหน้าที่มาหยิบยืมพัสดุไปใช้งานด้วยความคุ้นเคยโดยไม่มี ใบเบิกพัสดุ ที่ลงนามอนุมัติ ทำให้ติดตามของไม่ได้เมื่อเกิดการสูญหาย
3. ยอดพัสดุในระบบไม่ตรงกับของจริง: ไม่มีการกระทบยอด (Reconciliation) สม่ำเสมอ จนกระทั่งถึงรอบ การตรวจนับพัสดุประจำปี จึงพบยอดขาด-เกินจำนวนมาก
4. วัสดุหมดอายุค้างคลังเนื่องจากไม่ใช้ FIFO: การนำวัสดุล็อตใหม่มาวางทับล็อตเก่า ทำให้วัสดุล็อตเดิมเสื่อมสภาพ ใช้งานไม่ได้ และต้องตั้งเรื่อง จำหน่ายพัสดุชำรุด ซึ่งอาจเข้าข่ายละเมิด
5. การควบคุมการเข้า-ออกคลังพัสดุหละหลวม: ไม่มีสมุดลงเวลาเข้าคลัง ไม่มีกล้องวงจรปิด หรือมอบกุญแจคลังให้ผู้ไม่มีหน้าที่รับผิดชอบถือครอง เสี่ยงต่อการถูกโจรกรรม

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการควบคุมและเก็บรักษาพัสดุ

1. หากตรวจรับพัสดุในวันศุกร์บ่าย จะต้องลงบัญชีคุมครุภัณฑ์หรือบัญชีวัสดุภายในวันใด?
ตามระเบียบพัสดุ 2560 ข้อ 204 กำหนดให้ลงบัญชีภายในวันที่ได้รับมอบ หรือไม่เกิน 3 วันทำการถัดไป ดังนั้นหากรับมอบวันศุกร์ วันทำการถัดไปคือ วันจันทร์ (วันที่ 1), วันอังคาร (วันที่ 2), และวันพุธ (วันที่ 3) เจ้าหน้าที่ต้องลงบัญชีให้แล้วเสร็จภายในวันพุธถัดไป

2. พัสดุที่ได้รับบริจาคหรือได้มาฟรี ต้องลงบัญชีควบคุมและเก็บรักษาเหมือนพัสดุที่จัดซื้อหรือไม่?
ต้องลงบัญชีควบคุมเช่นเดียวกันทุกประการ โดยพัสดุที่ได้รับบริจาคหรือรับโอนมา ให้ประเมินมูลค่าตามราคายุติธรรมหรือราคาตามหลักฐานที่ผู้บริจาคระบุไว้ แล้วนำมาลงทะเบียนคุมครุภัณฑ์หรือบัญชีวัสดุภายใน 3 วันทำการนับจากวันที่ได้รับมอบ

3. การยืมพัสดุหรือครุภัณฑ์ไปใช้งานนอกสถานที่ ต้องดำเนินการควบคุมอย่างไร?
ต้องปฏิบัติตามระเบียบข้อ 208–212 โดยจัดทำ สัญญายืมพัสดุและครุภัณฑ์ มีการอนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงาน กำหนดวันส่งคืนชัดเจน และเจ้าหน้าที่พัสดุต้องบันทึกสถานะการยืมในทะเบียนคุมเพื่อติดตามทวงถามเมื่อครบกำหนด

4. มีวัสดุค้างคลังมานานกว่า 2 ปีโดยไม่มีการเบิกใช้ ควรจัดการอย่างไร?
ควรจัดทำรายงานสรุปรายการวัสดุไม่เคลื่อนไหว (Slow-moving / Dead Stock) เสนอต่อหัวหน้าหน่วยงานเพื่อพิจารณาโอนย้ายไปยังหน่วยงานอื่นที่มีความต้องการใช้ หรือดำเนินการ จำหน่ายพัสดุตามระเบียบ เพื่อไม่ให้สิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บ

5. ซอฟต์แวร์บริหารคลังพัสดุดิจิทัลช่วยลดความผิดพลาดตามระเบียบข้อ 203-212 ได้อย่างไร?
ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล จะช่วยบันทึกบัญชีวัสดุแบบ FIFO อัตโนมัติทันทีที่ตรวจรับ รองรับการเบิกพัสดุออนไลน์พร้อมระบบแจ้งเตือนอนุมัติ มีระบบสแกนบาร์โค้ด/QR Code ควบคุมตำแหน่งจัดเก็บ และแจ้งเตือนเมื่อสต็อกใกล้หมดหรือมีรายการค้างคลังนาน ช่วยให้การบริหารพัสดุถูกต้องตามระเบียบ 100%

บริหารคลังพัสดุและสต็อกวัสดุภาครัฐอย่างแม่นยำ ถูกระเบียบ 2560 ด้วย Flowrix
ยกระดับการบริหารคลังพัสดุสู่ยุคดิจิทัลด้วย Flowrix ระบบจัดการพัสดุและครุภัณฑ์ที่ออกแบบมาสำหรับหน่วยงานภาครัฐโดยเฉพาะ ครอบคลุมระบบ Material Ledger บัญชีวัสดุตัดสต็อกแบบ FIFO อัตโนมัติ, ระบบ ใบเบิกพัสดุออนไลน์, ระบบ QR Code ครุภัณฑ์ ระบุพิกัดและประวัติผู้ครอบครอง, ระบบ ยืม-คืนพัสดุ, และแดชบอร์ดเตือนยอดคงคลังแบบเรียลไทม์ พร้อมให้ สตง. ตรวจสอบได้ทันที
ทดลองใช้งานระบบบริหารพัสดุ Flowrix เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดของหน่วยงานคุณ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 (หมวด 9 ส่วนที่ 1 การควบคุมและการเก็บรักษา ข้อ 203–212) — กรมบัญชีกลาง
• คู่มือการปฏิบัติงานการบริหารพัสดุภาครัฐ สำหรับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน — กรมบัญชีกลาง
• แนวทางการตรวจนับและการบริหารพัสดุคงคลังภาครัฐ — สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.)