คู่มือการจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง ตามระเบียบพัสดุ 2560: 9 หัวข้อสำคัญ ขั้นตอนเสนออนุมัติ และแต่งตั้งคณะกรรมการ

ในการจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานภาครัฐ เอกสารที่เป็นจุดเริ่มต้นและถือเป็น “ด่านแรก” ของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทุกโครงการ คือ “รายงานขอซื้อหรือขอจ้าง” (Purchase/Procurement Request Report) ตามที่กำหนดไว้ใน ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 ซึ่งระบุว่าก่อนที่จะดำเนินการซื้อหรือจ้างทุกครั้ง เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้างเสนอหัวหน้าหน่วยงานรัฐเพื่อขอความเห็นชอบและอนุมัติ

รายงานขอซื้อหรือขอจ้างมิได้เป็นเพียงเอกสารธุรการทั่วไป แต่เป็นเอกสารสำคัญทางกฎหมายที่รวบรวมเหตุผลความจำเป็น วงเงินงบประมาณ รายละเอียด ร่างเอกสาร TOR/คุณลักษณะเฉพาะ การกำหนด ราคากลางพัสดุ การเลือก วิธีจัดซื้อจัดจ้าง ตลอดจนการเสนอแต่งตั้ง คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ หากรายงานฉบับนี้มีข้อบกพร่อง ไม่ครบถ้วนตามกฎหมาย หรือไม่ตรงกับ แผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี อาจส่งผลให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดตกเป็นโมฆะ หรือถูกทักท้วงเมื่อเข้ารับ การตรวจสอบพัสดุจาก สตง.

บทความนี้สรุปคู่มือการจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้างไว้อย่างครบถ้วน ตั้งแต่หัวข้อบังคับทั้ง 9 รายการตามระเบียบพัสดุ ข้อ 22 ขั้นตอนการเสนออนุมัติตามลำดับสายงาน ตารางสรุปเอกสารแนบ ข้อบกพร่องยอดฮิตที่มักถูก สตง. ตรวจพบ พร้อมแนวทางแก้ไขอย่างถูกต้องแม่นยำ

สารบัญ

• ความสำคัญและหลักการจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง ตามระเบียบพัสดุ 2560
• 9 สาระสำคัญที่ต้องระบุในรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง (ตามข้อ 22)
• ขั้นตอนการเสนอขออนุมัติรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง และการแต่งตั้งคณะกรรมการ
• ตารางสรุป: สาระสำคัญทั้ง 9 ข้อ ผู้รับผิดชอบ และเอกสารแนบประกอบรายงาน
• 5 ข้อบกพร่องยอดฮิตในการทำรายงานขอซื้อขอจ้าง และแนวทางแก้ไข
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง

ความสำคัญและหลักการจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง ตามระเบียบพัสดุ 2560

การจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง เป็นขั้นตอนบังคับตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 มาตรา 65 ประกอบกับระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างฯ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 ซึ่งกำหนดหลักการสำคัญไว้ดังนี้:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│              หลักการสำคัญของการจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง              │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. ต้องดำเนินการก่อนการจัดซื้อจัดจ้างทุกครั้ง (ยกเว้นกรณีจำเป็นเร่งด่วน)│
│ 2. ต้องได้รับอนุมัติจาก "หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ" หรือผู้ได้รับมอบอำนาจ   │
│ 3. ต้องสอดคล้องกับ "แผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี" ที่ประกาศเผยแพร่แล้ว   │
│ 4. ต้องระบุสาระสำคัญครบถ้วนทั้ง 9 รายการตามข้อ 22 แห่งระเบียบพัสดุ      │
│ 5. เป็นฐานในการแต่งตั้งคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้างและคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. ความเชื่อมโยงกับแผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี

ตามระเบียบพัสดุ 2560 การจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้างจะกระทำได้ก็ต่อเมื่อโครงการหรือรายการพัสดุนั้นๆ ได้รับการอนุมัติเงินงบประมาณ และได้ผ่านการจัดทำและประกาศเผยแพร่ แผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี ในระบบ e-GP และเว็บไซด์ของหน่วยงานแล้ว (เว้นแต่กรณีพัสดุที่มีวงเงินไม่เกิน 110,000 บาท หรือพัสดุที่ได้รับการยกเว้นตามกฎหมาย)

2. อำนาจในการอนุมัติรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง

ผู้มีอำนาจอนุมัติรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง คือ “หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ” (เช่น อธิบดี ผู้ว่าราชการจังหวัด นายกเทศมนตรี อธิการบดี หรือผู้อำนวยการโรงพยาบาล) หรือผู้ที่ได้รับมอบอำนาจเป็นหนังสือตามระเบียบของหน่วยงาน การอนุมัติรายงานนี้ถือเป็นการให้ความเห็นชอบในหลักการ วงเงิน วิธีการ และคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการต่างๆ ในคราวเดียวกัน

9 สาระสำคัญที่ต้องระบุในรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง (ตามข้อ 22)

ระเบียบกระทรวงการคลังฯ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 ได้กำหนดให้รายงานขอซื้อหรือขอจ้างต้องมีรายการอย่างน้อย 9 หัวข้อหลัก ดังต่อไปนี้:

[1. เหตุผลความจำเป็น] ────> [2. รายละเอียดพัสดุ/TOR] ────> [3. ราคากลางและแหล่งที่มา]
                                                                  │
[6. วิธีซื้อ/จ้าง & เหตุผล] <──── [5. กำหนดเวลาใช้พัสดุ] <──── [4. วงเงินงบประมาณ]
        │
        ▼
[7. หลักเกณฑ์การพิจารณา] ──> [8. แต่งตั้งคณะกรรมการ] ────> [9. ข้อเสนออื่นๆ/เอกสารแนบ]

1. เหตุผลและความจำเป็นที่ต้องซื้อหรือจ้าง

ต้องระบุวัตถุประสงค์ในการนำพัสดุไปใช้งานอย่างชัดเจน เช่น เพื่อใช้ในภารกิจประจำของหน่วยงาน เพื่อทดแทนครุภัณฑ์เดิมที่ชำรุดเสื่อมสภาพตามรายงาน การตรวจนับครุภัณฑ์ประจำปี หรือเพื่อรองรับโครงการตามยุทธศาสตร์ของหน่วยงาน

2. ขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ (TOR / Specification)

ต้องระบุรายละเอียดสเปกของพัสดุที่จะซื้อ หรือขอบเขตงาน (TOR) ของงานจ้าง โดยต้องจัดทำตามหลักเกณฑ์ความโปร่งใส ไม่เปิดช่องให้เกิดการล็อกสเปกตามแนวทาง การจัดทำ TOR และ Specification

3. ราคากลางและรายละเอียดของราคากลาง

ต้องระบุวงเงินราคากลางรวม และแหล่งที่มาของราคากลางตามมาตรา 4 แห่ง พ.ร.บ. จัดซื้อจัดจ้างฯ เช่น ราคาที่ได้จากการคำนวณตามหลักเกณฑ์ของกระทรวงการคลัง ราคาที่ได้จากฐานข้อมูลราคาอ้างอิงของกรมบัญชีกลาง หรือราคาที่ได้จากการสืบราคาจากท้องตลาดไม่น้อยกว่า 3 ราย ตามหลักเกณฑ์ การจัดทำราคากลางพัสดุ

4. วงเงินที่จะซื้อหรือจ้าง

ต้องระบุวงเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรรสำหรับโครงการนี้ โดยระบุประเภทเงินงบประมาณ (เช่น เงินงบประมาณแผ่นดิน, เงินนอกงบประมาณ, เงินรายได้ หรือเงินอุดหนุน) พร้อมระบุรหัสงบประมาณให้ถูกต้อง

5. กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้น หรือกำหนดเวลาแล้วเสร็จของงาน

ต้องระบุวัน เดือน ปี หรือจำนวนวันที่ต้องการให้ผู้ขาย/ผู้รับจ้างส่งมอบพัสดุหรือทำงานแล้วเสร็จ เพื่อนำไปกำหนดเป็นเงื่อนไขระยะเวลาตามสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง

6. วิธีที่จะซื้อหรือจ้าง และเหตุผลที่ต้องซื้อหรือจ้างโดยวิธีนั้น

ต้องระบุวิธีจัดซื้อจัดจ้างที่จะใช้ เช่น:

• วิธี e-Bidding (วงเงินเกิน 500,000 บาท)
• วิธี e-Market (สำหรับสินค้ามาตรฐาน)
• วิธีเฉพาะเจาะจง (วงเงินไม่เกิน 500,000 บาท หรือกรณีจำเป็นเร่งด่วน)
• วิธีคัดเลือก (กรณีมีเงื่อนไขเฉพาะตามกฎหมาย)

7. หลักเกณฑ์การพิจารณาคัดเลือกข้อเสนอ

ต้องระบุหลักเกณฑ์ในการตัดสินผู้ชนะ เช่น ใช้เกณฑ์ราคา (Price) หรือใช้เกณฑ์ราคาประกอบเกณฑ์ประสิทธิภาพและคุณภาพ (Price Performance)

8. การแต่งตั้งคณะกรรมการต่างๆ

เสนอแต่งตั้งผู้รับผิดชอบกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและตรวจรับ ได้แก่:

• คณะกรรมการดำเนินงานจัดซื้อจัดจ้าง (กรณีวิธี e-Bidding หรือวิธีคัดเลือก)
• คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ (หรือผู้ตรวจรับพัสดุ กรณีวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท)

9. ข้อเสนออื่นๆ ที่จำเป็น

ข้อความเสนอแนะเพิ่มเติม เช่น การขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการ ขออนุมัติเผยแพร่ร่างประกาศและเอกสารประกวดราคา หรือการขออนุมัติให้เจ้าหน้าที่พัสดุดำเนินการติดต่อผู้ประกอบการ

ขั้นตอนการเสนอขออนุมัติรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง และการแต่งตั้งคณะกรรมการ

การจัดทำและเสนออนุมัติรายงานขอซื้อหรือขอจ้างมีขั้นตอนทางสารบรรณและระเบียบพัสดุตามลำดับ ดังนี้:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│         ลำดับขั้นตอนการเสนอขออนุมัติรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง               │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Step 1: หน่วยงานเจ้าของโครงการจัดทำความต้องการและร่าง TOR / สเปก          │
│ Step 2: คณะกรรมการกำหนดราคากลางจัดทำราคากลางพัสดุ                        │
│ Step 3: เจ้าหน้าที่พัสดุจัดทำ "รายงานขอซื้อหรือขอจ้าง" (ตามข้อ 22)       │
│ Step 4: หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ ตรวจสอบความถูกต้องและลงนามเสนอ            │
│ Step 5: หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ พิจารณาลงนามอนุมัติรายงานขอซื้อขอจ้าง       │
│ Step 6: ออกคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ และดำเนินการในระบบ e-GP             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

การแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุในรายงานขอซื้อขอจ้าง

ในรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง เจ้าหน้าที่พัสดุต้องเสนอรายชื่อบุคคลเพื่อแต่งตั้งเป็น คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ โดยต้องคำนึงถึงเงื่อนไขตามระเบียบพัสดุ 2560 ข้อ 26 ดังนี้:

1. จำนวนกรรมการ: ประธานกรรมการ 1 คน และกรรมการอย่างน้อย 2 คน (รวมไม่น้อยกว่า 3 คน) สำหรับงานจัดซื้อจัดจ้างทั่วไป
2. คุณสมบัติ: แต่งตั้งจากข้าราชการ ลูกจ้างประจำ พนักงานราชการ หรือพนักงานของหน่วยงานรัฐ
3. การแต่งตั้งผู้แทนชุมชน/ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: ในกรณีงานจ้างก่อสร้างหรือโครงการที่มีผลกระทบต่อประชาชน สามารถแต่งตั้งบุคคลภายนอกเป็นกรรมการร่วมได้
4. ข้อยกเว้นกรณีวงเงินเล็กน้อย: วงเงินไม่เกิน 100,000 บาท สามารถแต่งตั้ง “ผู้ตรวจรับพัสดุ” เพียง 1 คนได้

ตารางสรุป: สาระสำคัญทั้ง 9 ข้อ ผู้รับผิดชอบ และเอกสารแนบประกอบรายงาน

เพื่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุเห็นภาพรวมของการจัดทำเอกสาร ตารางด้านล่างนี้สรุปรายละเอียดผู้จัดทำและเอกสารแนบที่ต้องใช้ประกอบรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง:

5 ข้อบกพร่องยอดฮิตในการทำรายงานขอซื้อขอจ้าง และแนวทางแก้ไข

จากการสุ่มตรวจสอบเอกสารพัสดุของ สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) พบว่ารายงานขอซื้อหรือขอจ้างมักมีข้อบกพร่องที่ถูกตั้งข้อสังเกตบ่อยครั้ง ดังตารางสรุปด้านล่าง:

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง

1. รายงานขอซื้อหรือขอจ้าง ต้องจัดทำผ่านระบบ e-GP หรือไม่?
ต้องจัดทำผ่านระบบ e-GP ของกรมบัญชีกลางเป็นหลัก โดยระบบ e-GP จะมีแบบฟอร์มรายงานขอซื้อหรือขอจ้างตามข้อ 22 ให้กรอกข้อมูลออนไลน์ เมื่อพิมพ์ออกมาแล้วจึงนำเสนอหัวหน้าหน่วยงานรัฐลงนามในแฟ้มกระดาษเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน

2. หากวงเงินจัดซื้อจัดจ้างไม่เกิน 500,000 บาท (วิธีเฉพาะเจาะจง) ยังต้องทำรายงานขอซื้อขอจ้างหรือไม่?
ยังคงต้องจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้างตามข้อ 22 ทุกครั้ง ไม่ว่าวงเงินจะเล็กน้อยเพียงใดก็ตาม เว้นแต่กรณีสั่งซื้อสั่งจ้างจำเป็นเร่งด่วนตามข้อ 79 (เกิดเหตุฉุกเฉินหรือภัยพิบัติ) ที่สามารถดำเนินการไปก่อนแล้วทำรายงานขอความเห็นชอบภายหลังได้

3. ผู้จัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง กับกรรมการตรวจรับพัสดุ สามารถเป็นบุคคลเดียวกันได้หรือไม่?
ตามระเบียบพัสดุ 2560 เจ้าหน้าที่พัสดุผู้จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง สามารถ ได้รับแต่งตั้งเป็นกรรมการตรวจรับพัสดุได้ แต่ผู้แต่งตั้งหรือผู้มีอำนาจอนุมัติ (หัวหน้าหน่วยงานรัฐ) ไม่สามารถแต่งตั้งตนเองเป็นกรรมการตรวจรับพัสดุได้

4. รายงานขอซื้อหรือขอจ้างกับ TOR ควรจัดทำสิ่งใดก่อนกัน?
ต้องจัดทำ ร่าง TOR หรือคุณลักษณะเฉพาะ และคำนวณ ราคากลางพัสดุ ให้เสร็จสิ้นก่อน จึงนำรายละเอียด TOR และราคากลางที่ได้มาใส่ในหัวข้อที่ 2 และ 3 ของรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง

5. จะลดความผิดพลาดในการออกรายงานขอซื้อขอจ้างและบริหารพัสดุได้อย่างไร?
หน่วยงานสามารถนำ ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล เข้ามาช่วยจัดทำฐานข้อมูลสินค้า ตรวจเช็ก สต็อกวัสดุคงคลัง อัปเดต ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ และคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ เพื่อให้ข้อมูลพัสดุถูกต้องก่อนนำไปกรอกในรายงานขอซื้อขอจ้าง

ยกระดับการจัดทำเอกสารและรายงานขอซื้อขอจ้างดิจิทัลด้วย Flowrix
ปลดล็อกความยุ่งยากในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วย Flowrix ระบบบริหารงานพัสดุและครุภัณฑ์ดิจิทัลที่ช่วยออกเอกสารรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง สร้างคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ ตรวจสอบ แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี อัปเดต ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ และคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ ได้อย่างแม่นยำ ถูกต้องตามระเบียบพัสดุ 2560 100% พร้อมเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบ e-GP เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดจาก สตง.
ทดลองใช้งานระบบบริหารพัสดุ Flowrix เพื่อยกระดับหน่วยงานของคุณวันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 (ข้อ 22) — กรมบัญชีกลาง
• หนังสือเวียนกรมบัญชีกลาง ด่วนที่สุด ที่ กค 0405.2/ว 119 การซ้อมเข้าใจแนวทางปฏิบัติการจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้าง — กรมบัญชีกลาง
• คู่มือการจัดทำเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยวิธี e-GP — กรมบัญชีกลาง