คู่มือการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างและการทำข้อตกลงเป็นหนังสือ ตามระเบียบพัสดุ 2560: รูปแบบ วงเงิน และขั้นตอนการลงนาม

เมื่อกระบวนการ จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ผ่านขั้นตอนการจัดทำ รายงานขอซื้อหรือขอจ้าง และคัดเลือกผู้ชนะการเสนอราคาเสร็จสิ้นแล้ว ขั้นตอนทางกฎหมายที่สำคัญที่สุดในการผูกพันระหว่างหน่วยงานของรัฐกับผู้ขายหรือผู้รับจ้าง คือ “การทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างและการทำข้อตกลงเป็นหนังสือ”

ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 มาตรา 93 ประกอบกับ ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 161 ถึงข้อ 164 ได้กำหนดหลักเกณฑ์ รูปแบบ และเงื่อนไขการเข้าทำสัญญาไว้อย่างเคร่งครัด เพื่อให้ข้อตกลงมีความชัดเจน รัดกุม ป้องกันความเสียหายต่อทางราชการ และเป็นฐานในการ บริหารสัญญาและแก้ไขสัญญา ในอนาคต

บทความนี้สรุปคู่มือการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐและการทำข้อตกลงเป็นหนังสือไว้อย่างครอบคลุม ตั้งแต่รูปแบบสัญญาตามกฎหมาย วงเงินที่สามารถใช้ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้างแทนสัญญา ขั้นตอนการเตรียมเอกสารและลงนาม ตารางเปรียบเทียบข้อแตกต่าง อัตราการติดอากรแสตมป์ ตลอดจนข้อบกพร่องยอดฮิตที่มักถูก ตรวจสอบพัสดุจาก สตง.

สารบัญ

• หลักเกณฑ์และรูปแบบการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (มาตรา 93)
• กรณีที่สามารถทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง) แทนการทำสัญญา
• ขั้นตอนการจัดทำ การตรวจร่าง และการลงนามในสัญญา
• ตารางเปรียบเทียบ: สัญญาจัดซื้อจัดจ้างเต็มรูปแบบ vs ข้อตกลงเป็นหนังสือ
• อัตราการติดอากรแสตมป์ และ 5 ข้อบกพร่องที่มักถูก สตง. ตรวจพบ
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำสัญญาและข้อตกลงเป็นหนังสือ

หลักเกณฑ์และรูปแบบการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (มาตรา 93)

ตาม พ.ร.บ. การจัดซื้อจัดจ้างและบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 มาตรา 93 กำหนดหลักการสำคัญว่า การทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานรัฐจะต้องทำตาม “แบบสัญญาที่คณะกรรมการนโยบายการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐกำหนด” เป็นหลัก

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│           รูปแบบการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (มาตรา 93)                │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. ทำตามแบบสัญญาที่คณะกรรมการนโยบายกำหนด ───> (ใช้งานได้ทันที)          │
│ 2. ทำตามร่างสัญญาที่ผ่านการตรวจจากสำนักงานอัยการสูงสุด ─> (ใช้ได้ทันที)  │
│ 3. สัญญาร่างขึ้นใหม่ / แก้ไขเพิ่มจากแบบมาตรฐาน ─> (ต้องส่งอัยการตรวจ)   │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. การใช้แบบสัญญามาตรฐาน

คณะกรรมการนโยบายฯ ได้กำหนดแบบสัญญามาตรฐานไว้หลายประเภท เช่น สัญญาซื้อขาย สัญญาจ้างทำของ สัญญาจ้างก่อสร้าง สัญญาจ้างบริการ และสัญญาเช่า หากหน่วยงานรัฐจัดทำสัญญาโดยใช้ข้อความตามแบบสัญญามาตรฐานดังกล่าว โดยไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อความสาระสำคัญในทางเสียเปรียบ สามารถนำเสนอหัวหน้าหน่วยงานรัฐลงนามได้ทันทีโดยไม่ต้องส่งให้สำนักงานอัยการสูงสุดตรวจพิจารณา

2. กรณีสัญญาร่างขึ้นใหม่หรือมีการแก้ไขข้อความ

หากหน่วยงานรัฐมีความจำเป็นต้องร่างสัญญาขึ้นใหม่ หรือมีการตัดทอน/แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อความในแบบสัญญามาตรฐานที่ทำให้รัฐเสียเปรียบ หรือมีเงื่อนไขซับซ้อน (เช่น สัญญาจัดซื้อจัดจ้างต่างประเทศ หรือสัญญาที่มีเงื่อนไขเทคโนโลยีเฉพาะ) ระเบียบข้อ 161 กำหนดให้หน่วยงานรัฐ ต้องส่งร่างสัญญานั้นให้สำนักงานอัยการสูงสุดตรวจพิจารณาก่อน ลงนามทุกครั้ง

3. ข้อยกเว้นการส่งอัยการสูงสุดตรวจ

หากหน่วยงานรัฐแก้ไขร่างสัญญาตามความเห็นหรือคำแนะนำของสำนักงานอัยการสูงสุดแล้ว หรือใช้ร่างสัญญาที่สำนักงานอัยการสูงสุดเคยตรวจพิจารณาอนุมัติให้ใช้เป็นมาตรฐานของหน่วยงานนั้นๆ มาก่อนแล้ว หน่วยงานรัฐสามารถจัดทำสัญญาและลงนามได้ทันทีโดยไม่ต้องส่งตรวจซ้ำ

กรณีที่สามารถทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง) แทนการทำสัญญา

เพื่อลดขั้นตอนธุรการและเพิ่มความคล่องตัวในการบริหารพัสดุวงเงินเล็กน้อย ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างฯ พ.ศ. 2560 ข้อ 162 ได้เปิดช่องให้หน่วยงานรัฐสามารถ “ทำข้อตกลงเป็นหนังสือ” (เช่น ใบสั่งซื้อ : Purchase Order - PO หรือ ใบสั่งจ้าง : Work Order - WO) แทนการทำสัญญาตามแบบมาตรฐานได้ ในกรณีดังต่อไปนี้:

[วงเงินไม่เกิน 500,000 บาท] ──────────┐
                                     ├───> ทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ใบสั่งซื้อ / ใบสั่งจ้าง)
[วิธีเฉพาะเจาะจง / จำเป็นเร่งด่วน] ──┘

1. เกณฑ์วงเงินงบประมาณ

• วงเงินไม่เกิน 500,000 บาท: การจัดซื้อจัดจ้างพัสดุที่มีวงเงินไม่เกิน 500,000 บาท ไม่ว่าจะใช้วิธีจัดซื้อจัดจ้างแบบใด (เช่น วิธีเฉพาะเจาะจง) หน่วยงานรัฐสามารถออกใบสั่งซื้อหรือใบสั่งจ้างมอบให้ผู้ขาย/ผู้รับจ้างลงนามรับทราบ แทนการจัดทำรูปเล่มสัญญาเต็มรูปแบบได้
• กรณีจำเป็นเร่งด่วน (ข้อ 79): กรณีเกิดเหตุฉุกเฉินหรือภัยพิบัติที่จำเป็นต้องซื้อหรือจ้างโดยทันที สามารถจัดทำข้อตกลงเป็นหนังสือได้แม้ว่าวงเงินจะเกิน 500,000 บาทก็ตาม

2. สาระสำคัญที่ต้องมีในใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง

ใบสั่งซื้อหรือใบสั่งจ้างถือเป็นหนังสือสัญญาตามกฎหมายชนิดหนึ่ง ดังนั้นจึงต้องมีรายการสำคัญครบถ้วน ดังนี้:

1. ชื่อหน่วยงานรัฐผู้ออกใบสั่ง และชื่อผู้ขาย/ผู้รับจ้าง พร้อมที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
2. รายการพัสดุ ปริมาณ ราคาต่อหน่วย และราคารวม
3. กำหนดเวลาและสถานที่ส่งมอบพัสดุ
4. อัตรา ค่าปรับตามสัญญา กรณีส่งมอบล่าช้า
5. การรับประกันความชำรุดบกพร่อง (ถ้ามี)
6. ลายมือชื่อหัวหน้าหน่วยงานรัฐ (หรือผู้ได้รับมอบอำนาจ) และลายมือชื่อผู้ขาย/ผู้รับจ้างลงนามรับสั่ง

3. กรณีที่ไม่ต้องทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ข้อ 163)

ระเบียบข้อ 163 กำหนดว่าการซื้อหรือจ้างที่มีวงเงินเล็กน้อย (ไม่เกิน 10,000 บาท หรือตามที่หัวหน้าหน่วยงานรัฐกำหนด) หรือการซื้อขายพัสดุที่ชำระเงินและส่งมอบพัสดุเสร็จสิ้นในทันที หน่วยงานรัฐจะไม่ทำข้อตกลงเป็นหนังสือไว้ต่อกันก็ได้ โดยให้ใช้หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือใบรับรองการจ่ายเงิน เป็นหลักฐาน

ขั้นตอนการจัดทำ การตรวจร่าง และการลงนามในสัญญา

ขั้นตอนการจัดทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐตั้งแต่ประกาศผลผู้ชนะจนถึงการส่งมอบสัญญา มีกระบวนการสำคัญ 5 ขั้นตอน ดังนี้:

[1. ประกาศผู้ชนะ & แจ้งทำสัญญา] ──> [2. ตรวจสอบหลักประกันสัญญา & อากร]
                                                                │
                                                                ▼
[5. มอบสัญญาให้คู่สัญญา & ผู้ค้ำ] <── [4. ลงนามคู่สัญญา & พยาน] <── [3. จัดทำรูปเล่มสัญญา]

ขั้นตอนที่ 1: การแจ้งผู้ชนะเสนอราคาเข้าทำสัญญา

เมื่อหัวหน้าหน่วยงานรัฐอนุมัติผลการจัดซื้อจัดจ้าง (เช่น ผ่าน วิธี e-Bidding หรือ วิธี e-Market) และพ้นระยะเวลาอุทธรณ์ตามกฎหมายแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุจะออกหนังสือแจ้งผู้ชนะเสนอราคาให้มาลงนามในสัญญาภายในระยะเวลาที่กำหนด (โดยทั่วไปภายใน 7 ถึง 15 วันทำการ)

ขั้นตอนที่ 2: การนำส่งหลักประกันสัญญาและอากรแสตมป์

ก่อนหรือในวันลงนามในสัญญา ผู้ขายหรือผู้รับจ้างจะต้องจัดหาเอกสารมามอบให้แก่หน่วยงานรัฐ ได้แก่:

1. หลักประกันสัญญา: ในอัตราร้อยละ 5 ของมูลค่าสัญญา (หรือระหว่าง 3% ถึง 10% ตามเงื่อนไขเอกสารประกวดราคา) ในรูปแบบเงินสด เช็คที่ธนาคารเซ็นรับรอง หรือหนังสือค้ำประกันธนาคาร (Bank Guarantee)
2. อากรแสตมป์: ปิดอากรแสตมป์ตามอัตราที่ประมวลรัษฎากรกำหนดพร้อมขีดฆ่าเรียบร้อย

ขั้นตอนที่ 3: การจัดทำรูปเล่มสัญญาและเอกสารแนบท้าย

เจ้าหน้าที่พัสดุจัดพิมพ์รูปเล่มสัญญา โดยรวบรวมเอกสารแนบท้ายสัญญา (Integrity Documents) ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งของสัญญา ได้แก่:

• เอกสารเสนอราคาและตารางแสดงรายการปริมาณงานและราคา (BOQ)
• ร่าง TOR หรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ (Specification)
• หนังสือมอบอำนาจ (กรณีให้ผู้แทนลงนาม)
• สำเนาหนังสือรับรองบริษัท/นิติบุคคล (อายุไม่เกิน 3 เดือน)

ขั้นตอนที่ 4: การลงนามในสัญญา

ผู้มีอำนาจลงนามประกอบด้วย:

• ฝ่ายรัฐ: หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ หรือผู้ได้รับมอบอำนาจเป็นหนังสือ
• ฝ่ายเอกชน: กรรมการผู้มีอำนาจผูกพันนิติบุคคล หรือผู้ได้รับมอบอำนาจ
• พยาน: พยานฝ่ายรัฐ 1 คน (มักเป็นหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ) และพยานฝ่ายเอกชน 1 คน

ขั้นตอนที่ 5: การส่งมอบและแจกจ่ายคู่ฉบับสัญญา

สัญญามักจัดทำขึ้นอย่างน้อย 2 ถึง 4 ฉบับที่มีข้อความถูกต้องตรงกัน โดยส่งมอบให้:

1. เก็บไว้ที่หน่วยงานรัฐ (ต้นฉบับปิดอากรแสตมป์)
2. ส่งมอบให้คู่สัญญา (คู่ฉบับ)
3. ส่งมอบให้หน่วยงานตรวจสอบ เช่น สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) หรือกรมสรรพากร (กรณีวงเงินสัญญาตั้งแต่ 1,000,000 บาทขึ้นไป ตามมาตรา 93 วรรคสี่)

ตารางเปรียบเทียบ: สัญญาจัดซื้อจัดจ้างเต็มรูปแบบ vs ข้อตกลงเป็นหนังสือ

เพื่อให้เห็นภาพเปรียบเทียบระหว่างการทำสัญญาเต็มรูปแบบและการทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง) ตารางด้านล่างได้สรุปข้อแตกต่างในประเด็นสำคัญ:

อัตราการติดอากรแสตมป์ และ 5 ข้อบกพร่องที่มักถูก สตง. ตรวจพบ

1. อัตราการปิดอากรแสตมป์ตามประมวลรัษฎากร

สัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐเข้าลักษณะตราสารตามประมวลรัษฎากร ผู้รับจ้าง/ผู้ขายมีหน้าที่ต้องปิดอากรแสตมป์และขีดฆ่าให้ครบถ้วนก่อนหรือในวันทำสัญญา ดังนี้:

• สัญญาจ้างทำของ / สัญญาจ้างก่อสร้าง / สัญญาจ้างบริการ: ทุกจำนวนเงิน 1,000 บาท หรือเศษของ 1,000 บาท คิดค่าอากรแสตมป์ 1 บาท (ร้อยละ 0.1)
• สัญญาเช่าทรัพย์สิน: ทุกจำนวนเงิน 1,000 บาท หรือเศษของ 1,000 บาท คิดค่าอากรแสตมป์ 1 บาท (ร้อยละ 0.1)
• ใบสั่งซื้อ / ใบสั่งจ้าง: หากมีลักษณะเป็นสัญญาจ้างทำของ ต้องปิดอากรแสตมป์ตามอัตราเดียวกัน
• หมายเหตุ: สัญญาซื้อขายทั่วไปของภาครัฐได้รับยกเว้นอากรแสตมป์ตามประมวลรัษฎากร เว้นแต่เป็นสัญญาซื้อขายที่มีเงื่อนไขจ้างติดตั้งหรือรับประกันบริการ

[มูลค่าสัญญาจ้าง 1,000,000 บาท] ──> [คำนวณอากร 1,000,000 / 1,000] ──> [ปิดอากรแสตมป์ 1,000 บาท]

2. 5 ข้อบกพร่องยอดฮิตในการทำสัญญาที่ถูก สตง. ตรวจพบ

จากการตรวจสอบเอกสารจัดซื้อจัดจ้างของ สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) พบข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการทำสัญญาบ่อยครั้ง ดังตาราง:

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำสัญญาและข้อตกลงเป็นหนังสือ

1. หากผู้ชนะการเสนอราคาไม่ยอมมาลงนามในสัญญาตามกำหนดเวลา มีขั้นตอนดำเนินการอย่างไร?
หน่วยงานรัฐจะออกหนังสือเตือนให้มาลงนามภายในระยะเวลาที่กำหนด หากยังคงเพิกเฉย หน่วยงานรัฐมีสิทธิ์ริบหลักประกันซอง (ถ้ามี) เรียกชดใช้ค่าเสียหาย และรายงานเสนอหัวหน้าหน่วยงานรัฐเพื่อแจ้งกรมบัญชีกลางพิจารณาให้เป็นผู้ทิ้งงานตามขั้นตอน การบอกเลิกสัญญาและการทิ้งงาน

2. หากวงเงินจัดซื้อจัดจ้างเกิน 500,000 บาท แต่ต้องการทำเป็นใบสั่งซื้อ (PO) แทนสัญญาจัดซื้อจัดจ้างได้หรือไม่?
ไม่ได้ ตามระเบียบพัสดุ 2560 ข้อ 162 การทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง) กระทำได้เฉพาะวงเงินไม่เกิน 500,000 บาท หรือกรณีจำเป็นเร่งด่วนตามข้อ 79 เท่านั้น หากวงเงินเกิน 500,000 บาท ต้องจัดทำเป็นสัญญาจัดซื้อจัดจ้างตามแบบที่กำหนด

3. ผู้มีอำนาจลงนามในสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง สามารถมอบอำนาจให้ผู้อื่นลงนามแทนได้หรือไม่?
ได้ หัวหน้าหน่วยงานของรัฐสามารถทำหนังสือมอบอำนาจตามระเบียบบริหารราชการแผ่นดินหรือระเบียบของหน่วยงาน ให้ผู้ดำรงตำแหน่งรองหัวหน้าหน่วยงาน ผู้อำนวยการกอง หรือผู้ว่าราชการจังหวัด ลงนามในสัญญาจัดซื้อจัดจ้างแทนได้ โดยต้องแนบหนังสือมอบอำนาจไว้เป็นเอกสารแนบท้ายสัญญา

4. การทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ สามารถทำในรูปแบบสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ (e-Contract) ได้หรือยัง?
ปัจจุบันกรมบัญชีกลางได้พัฒนาระบบ e-GP ให้รองรับการจัดทำสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ (e-Contract) และการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) สำหรับโครงการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐแล้ว ซึ่งช่วยลดขั้นตอนกระดาษและเพิ่มความปลอดภัยทางกฎหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

5. จะเชื่อมโยงข้อมูลสัญญาจัดซื้อจัดจ้างกับการบริหารพัสดุในองค์กรได้อย่างไร?
เมื่อลงนามในสัญญาจัดซื้อจัดจ้างแล้ว ข้อมูลพัสดุและครุภัณฑ์จะถูกนำไปลงทะเบียน ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ กำหนดรหัส เลขครุภัณฑ์ 14 หลัก ติดตั้ง QR Code ครุภัณฑ์ และคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ ต่อไปผ่านระบบดิจิทัล

ยกระดับการทำสัญญาและการบริหารสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วย Flowrix
ปลดล็อกความยุ่งยากในกระบวนการจัดทำสัญญาและบริหารพัสดุภาครัฐด้วย Flowrix ระบบบริหารงานพัสดุและครุภัณฑ์ดิจิทัลที่ช่วยรวบรวมข้อมูลสัญญา แจ้งเตือนระยะเวลารับประกันความชำรุดบกพร่อง คำนวณวันคืน หลักประกันสัญญา ออกเอกสาร ใบเบิกพัสดุ จัดทำ ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ และคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ ได้อย่างแม่นยำ ถูกต้องตามระเบียบพัสดุ 2560 100% ป้องกันข้อผิดพลาดจากการตรวจสอบของ สตง.
ทดลองใช้งานระบบบริหารพัสดุ Flowrix เพื่อยกระดับหน่วยงานของคุณวันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 (มาตรา 93) — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 (ข้อ 161–164) — กรมบัญชีกลาง
• แบบสัญญามาตรฐานตามที่คณะกรรมการนโยบายการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐกำหนด — กรมบัญชีกลาง
• แนวทางการติดอากรแสตมป์ตราสารตามประมวลรัษฎากรสำหรับสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง — กรมสรรพากร