คู่มือการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างและการทำข้อตกลงเป็นหนังสือ ตามระเบียบพัสดุ 2560: รูปแบบ วงเงิน และขั้นตอนการลงนาม

เมื่อกระบวนการ จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ผ่านขั้นตอนการจัดทำ รายงานขอซื้อหรือขอจ้าง และคัดเลือกผู้ชนะการเสนอราคาเสร็จสิ้นแล้ว ขั้นตอนทางกฎหมายที่สำคัญที่สุดในการผูกพันระหว่างหน่วยงานของรัฐกับผู้ขายหรือผู้รับจ้าง คือ “การทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างและการทำข้อตกลงเป็นหนังสือ”

ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 มาตรา 93 ประกอบกับ ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 161 ถึงข้อ 164 ได้กำหนดหลักเกณฑ์ รูปแบบ และเงื่อนไขการเข้าทำสัญญาไว้อย่างเคร่งครัด เพื่อให้ข้อตกลงมีความชัดเจน รัดกุม ป้องกันความเสียหายต่อทางราชการ และเป็นฐานในการ บริหารสัญญาและแก้ไขสัญญา ในอนาคต

บทความนี้สรุปคู่มือการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐและการทำข้อตกลงเป็นหนังสือไว้อย่างครอบคลุม ตั้งแต่รูปแบบสัญญาตามกฎหมาย วงเงินที่สามารถใช้ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้างแทนสัญญา ขั้นตอนการเตรียมเอกสารและลงนาม ตารางเปรียบเทียบข้อแตกต่าง อัตราการติดอากรแสตมป์ ตลอดจนข้อบกพร่องยอดฮิตที่มักถูก ตรวจสอบพัสดุจาก สตง.

สารบัญ

• หลักเกณฑ์และรูปแบบการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (มาตรา 93)
• กรณีที่สามารถทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง) แทนการทำสัญญา
• ขั้นตอนการจัดทำ การตรวจร่าง และการลงนามในสัญญา
• ตารางเปรียบเทียบ: สัญญาจัดซื้อจัดจ้างเต็มรูปแบบ vs ข้อตกลงเป็นหนังสือ
• อัตราการติดอากรแสตมป์ และ 5 ข้อบกพร่องที่มักถูก สตง. ตรวจพบ
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำสัญญาและข้อตกลงเป็นหนังสือ

หลักเกณฑ์และรูปแบบการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (มาตรา 93)

ตาม พ.ร.บ. การจัดซื้อจัดจ้างและบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 มาตรา 93 กำหนดหลักการสำคัญว่า การทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานรัฐจะต้องทำตาม “แบบสัญญาที่คณะกรรมการนโยบายการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐกำหนด” เป็นหลัก

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│           รูปแบบการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (มาตรา 93)                │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. ทำตามแบบสัญญาที่คณะกรรมการนโยบายกำหนด ───> (ใช้งานได้ทันที)          │
│ 2. ทำตามร่างสัญญาที่ผ่านการตรวจจากสำนักงานอัยการสูงสุด ─> (ใช้ได้ทันที)  │
│ 3. สัญญาร่างขึ้นใหม่ / แก้ไขเพิ่มจากแบบมาตรฐาน ─> (ต้องส่งอัยการตรวจ)   │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. การใช้แบบสัญญามาตรฐาน

คณะกรรมการนโยบายฯ ได้กำหนดแบบสัญญามาตรฐานไว้หลายประเภท เช่น สัญญาซื้อขาย สัญญาจ้างทำของ สัญญาจ้างก่อสร้าง สัญญาจ้างบริการ และสัญญาเช่า หากหน่วยงานรัฐจัดทำสัญญาโดยใช้ข้อความตามแบบสัญญามาตรฐานดังกล่าว โดยไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อความสาระสำคัญในทางเสียเปรียบ สามารถนำเสนอหัวหน้าหน่วยงานรัฐลงนามได้ทันทีโดยไม่ต้องส่งให้สำนักงานอัยการสูงสุดตรวจพิจารณา

2. กรณีสัญญาร่างขึ้นใหม่หรือมีการแก้ไขข้อความ

หากหน่วยงานรัฐมีความจำเป็นต้องร่างสัญญาขึ้นใหม่ หรือมีการตัดทอน/แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อความในแบบสัญญามาตรฐานที่ทำให้รัฐเสียเปรียบ หรือมีเงื่อนไขซับซ้อน (เช่น สัญญาจัดซื้อจัดจ้างต่างประเทศ หรือสัญญาที่มีเงื่อนไขเทคโนโลยีเฉพาะ) ระเบียบข้อ 161 กำหนดให้หน่วยงานรัฐ ต้องส่งร่างสัญญานั้นให้สำนักงานอัยการสูงสุดตรวจพิจารณาก่อน ลงนามทุกครั้ง

3. ข้อยกเว้นการส่งอัยการสูงสุดตรวจ

หากหน่วยงานรัฐแก้ไขร่างสัญญาตามความเห็นหรือคำแนะนำของสำนักงานอัยการสูงสุดแล้ว หรือใช้ร่างสัญญาที่สำนักงานอัยการสูงสุดเคยตรวจพิจารณาอนุมัติให้ใช้เป็นมาตรฐานของหน่วยงานนั้นๆ มาก่อนแล้ว หน่วยงานรัฐสามารถจัดทำสัญญาและลงนามได้ทันทีโดยไม่ต้องส่งตรวจซ้ำ

กรณีที่สามารถทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง) แทนการทำสัญญา

เพื่อลดขั้นตอนธุรการและเพิ่มความคล่องตัวในการบริหารพัสดุวงเงินเล็กน้อย ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างฯ พ.ศ. 2560 ข้อ 162 ได้เปิดช่องให้หน่วยงานรัฐสามารถ “ทำข้อตกลงเป็นหนังสือ” (เช่น ใบสั่งซื้อ : Purchase Order - PO หรือ ใบสั่งจ้าง : Work Order - WO) แทนการทำสัญญาตามแบบมาตรฐานได้ ในกรณีดังต่อไปนี้:

[วงเงินไม่เกิน 500,000 บาท] ──────────┐
                                     ├───> ทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ใบสั่งซื้อ / ใบสั่งจ้าง)
[วิธีเฉพาะเจาะจง / จำเป็นเร่งด่วน] ──┘

1. เกณฑ์วงเงินงบประมาณ

• วงเงินไม่เกิน 500,000 บาท: การจัดซื้อจัดจ้างพัสดุที่มีวงเงินไม่เกิน 500,000 บาท ไม่ว่าจะใช้วิธีจัดซื้อจัดจ้างแบบใด (เช่น วิธีเฉพาะเจาะจง) หน่วยงานรัฐสามารถออกใบสั่งซื้อหรือใบสั่งจ้างมอบให้ผู้ขาย/ผู้รับจ้างลงนามรับทราบ แทนการจัดทำรูปเล่มสัญญาเต็มรูปแบบได้
• กรณีจำเป็นเร่งด่วน (ข้อ 79): กรณีเกิดเหตุฉุกเฉินหรือภัยพิบัติที่จำเป็นต้องซื้อหรือจ้างโดยทันที สามารถจัดทำข้อตกลงเป็นหนังสือได้แม้ว่าวงเงินจะเกิน 500,000 บาทก็ตาม

2. สาระสำคัญที่ต้องมีในใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง

ใบสั่งซื้อหรือใบสั่งจ้างถือเป็นหนังสือสัญญาตามกฎหมายชนิดหนึ่ง ดังนั้นจึงต้องมีรายการสำคัญครบถ้วน ดังนี้:

1. ชื่อหน่วยงานรัฐผู้ออกใบสั่ง และชื่อผู้ขาย/ผู้รับจ้าง พร้อมที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
2. รายการพัสดุ ปริมาณ ราคาต่อหน่วย และราคารวม
3. กำหนดเวลาและสถานที่ส่งมอบพัสดุ
4. อัตรา ค่าปรับตามสัญญา กรณีส่งมอบล่าช้า
5. การรับประกันความชำรุดบกพร่อง (ถ้ามี)
6. ลายมือชื่อหัวหน้าหน่วยงานรัฐ (หรือผู้ได้รับมอบอำนาจ) และลายมือชื่อผู้ขาย/ผู้รับจ้างลงนามรับสั่ง

3. กรณีที่ไม่ต้องทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ข้อ 163)

ระเบียบข้อ 163 กำหนดว่าการซื้อหรือจ้างที่มีวงเงินเล็กน้อย (ไม่เกิน 10,000 บาท หรือตามที่หัวหน้าหน่วยงานรัฐกำหนด) หรือการซื้อขายพัสดุที่ชำระเงินและส่งมอบพัสดุเสร็จสิ้นในทันที หน่วยงานรัฐจะไม่ทำข้อตกลงเป็นหนังสือไว้ต่อกันก็ได้ โดยให้ใช้หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือใบรับรองการจ่ายเงิน เป็นหลักฐาน

ขั้นตอนการจัดทำ การตรวจร่าง และการลงนามในสัญญา

ขั้นตอนการจัดทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐตั้งแต่ประกาศผลผู้ชนะจนถึงการส่งมอบสัญญา มีกระบวนการสำคัญ 5 ขั้นตอน ดังนี้:

[1. ประกาศผู้ชนะ & แจ้งทำสัญญา] ──> [2. ตรวจสอบหลักประกันสัญญา & อากร]
                                                                │
                                                                ▼
[5. มอบสัญญาให้คู่สัญญา & ผู้ค้ำ] <── [4. ลงนามคู่สัญญา & พยาน] <── [3. จัดทำรูปเล่มสัญญา]

ขั้นตอนที่ 1: การแจ้งผู้ชนะเสนอราคาเข้าทำสัญญา

เมื่อหัวหน้าหน่วยงานรัฐอนุมัติผลการจัดซื้อจัดจ้าง (เช่น ผ่าน วิธี e-Bidding หรือ วิธี e-Market) และพ้นระยะเวลาอุทธรณ์ตามกฎหมายแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุจะออกหนังสือแจ้งผู้ชนะเสนอราคาให้มาลงนามในสัญญาภายในระยะเวลาที่กำหนด (โดยทั่วไปภายใน 7 ถึง 15 วันทำการ)

ขั้นตอนที่ 2: การนำส่งหลักประกันสัญญาและอากรแสตมป์

ก่อนหรือในวันลงนามในสัญญา ผู้ขายหรือผู้รับจ้างจะต้องจัดหาเอกสารมามอบให้แก่หน่วยงานรัฐ ได้แก่:

1. หลักประกันสัญญา: ในอัตราร้อยละ 5 ของมูลค่าสัญญา (หรือระหว่าง 3% ถึง 10% ตามเงื่อนไขเอกสารประกวดราคา) ในรูปแบบเงินสด เช็คที่ธนาคารเซ็นรับรอง หรือหนังสือค้ำประกันธนาคาร (Bank Guarantee)
2. อากรแสตมป์: ปิดอากรแสตมป์ตามอัตราที่ประมวลรัษฎากรกำหนดพร้อมขีดฆ่าเรียบร้อย

ขั้นตอนที่ 3: การจัดทำรูปเล่มสัญญาและเอกสารแนบท้าย

เจ้าหน้าที่พัสดุจัดพิมพ์รูปเล่มสัญญา โดยรวบรวมเอกสารแนบท้ายสัญญา (Integrity Documents) ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งของสัญญา ได้แก่:

• เอกสารเสนอราคาและตารางแสดงรายการปริมาณงานและราคา (BOQ)
• ร่าง TOR หรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ (Specification)
• หนังสือมอบอำนาจ (กรณีให้ผู้แทนลงนาม)
• สำเนาหนังสือรับรองบริษัท/นิติบุคคล (อายุไม่เกิน 3 เดือน)

ขั้นตอนที่ 4: การลงนามในสัญญา

ผู้มีอำนาจลงนามประกอบด้วย:

• ฝ่ายรัฐ: หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ หรือผู้ได้รับมอบอำนาจเป็นหนังสือ
• ฝ่ายเอกชน: กรรมการผู้มีอำนาจผูกพันนิติบุคคล หรือผู้ได้รับมอบอำนาจ
• พยาน: พยานฝ่ายรัฐ 1 คน (มักเป็นหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ) และพยานฝ่ายเอกชน 1 คน

ขั้นตอนที่ 5: การส่งมอบและแจกจ่ายคู่ฉบับสัญญา

สัญญามักจัดทำขึ้นอย่างน้อย 2 ถึง 4 ฉบับที่มีข้อความถูกต้องตรงกัน โดยส่งมอบให้:

1. เก็บไว้ที่หน่วยงานรัฐ (ต้นฉบับปิดอากรแสตมป์)
2. ส่งมอบให้คู่สัญญา (คู่ฉบับ)
3. ส่งมอบให้หน่วยงานตรวจสอบ เช่น สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) หรือกรมสรรพากร (กรณีวงเงินสัญญาตั้งแต่ 1,000,000 บาทขึ้นไป ตามมาตรา 93 วรรคสี่)

ตารางเปรียบเทียบ: สัญญาจัดซื้อจัดจ้างเต็มรูปแบบ vs ข้อตกลงเป็นหนังสือ

เพื่อให้เห็นภาพเปรียบเทียบระหว่างการทำสัญญาเต็มรูปแบบและการทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง) ตารางด้านล่างได้สรุปข้อแตกต่างในประเด็นสำคัญ:

อัตราการติดอากรแสตมป์ และ 5 ข้อบกพร่องที่มักถูก สตง. ตรวจพบ

1. อัตราการปิดอากรแสตมป์ตามประมวลรัษฎากร

สัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐเข้าลักษณะตราสารตามประมวลรัษฎากร ผู้รับจ้าง/ผู้ขายมีหน้าที่ต้องปิดอากรแสตมป์และขีดฆ่าให้ครบถ้วนก่อนหรือในวันทำสัญญา ดังนี้:

• สัญญาจ้างทำของ / สัญญาจ้างก่อสร้าง / สัญญาจ้างบริการ: ทุกจำนวนเงิน 1,000 บาท หรือเศษของ 1,000 บาท คิดค่าอากรแสตมป์ 1 บาท (ร้อยละ 0.1)
• สัญญาเช่าทรัพย์สิน: ทุกจำนวนเงิน 1,000 บาท หรือเศษของ 1,000 บาท คิดค่าอากรแสตมป์ 1 บาท (ร้อยละ 0.1)
• ใบสั่งซื้อ / ใบสั่งจ้าง: หากมีลักษณะเป็นสัญญาจ้างทำของ ต้องปิดอากรแสตมป์ตามอัตราเดียวกัน
• หมายเหตุ: สัญญาซื้อขายทั่วไปของภาครัฐได้รับยกเว้นอากรแสตมป์ตามประมวลรัษฎากร เว้นแต่เป็นสัญญาซื้อขายที่มีเงื่อนไขจ้างติดตั้งหรือรับประกันบริการ

[มูลค่าสัญญาจ้าง 1,000,000 บาท] ──> [คำนวณอากร 1,000,000 / 1,000] ──> [ปิดอากรแสตมป์ 1,000 บาท]

2. 5 ข้อบกพร่องยอดฮิตในการทำสัญญาที่ถูก สตง. ตรวจพบ

จากการตรวจสอบเอกสารจัดซื้อจัดจ้างของ สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) พบข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการทำสัญญาบ่อยครั้ง ดังตาราง:

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำสัญญาและข้อตกลงเป็นหนังสือ

1. หากผู้ชนะการเสนอราคาไม่ยอมมาลงนามในสัญญาตามกำหนดเวลา มีขั้นตอนดำเนินการอย่างไร?
หน่วยงานรัฐจะออกหนังสือเตือนให้มาลงนามภายในระยะเวลาที่กำหนด หากยังคงเพิกเฉย หน่วยงานรัฐมีสิทธิ์ริบหลักประกันซอง (ถ้ามี) เรียกชดใช้ค่าเสียหาย และรายงานเสนอหัวหน้าหน่วยงานรัฐเพื่อแจ้งกรมบัญชีกลางพิจารณาให้เป็นผู้ทิ้งงานตามขั้นตอน การบอกเลิกสัญญาและการทิ้งงาน

2. หากวงเงินจัดซื้อจัดจ้างเกิน 500,000 บาท แต่ต้องการทำเป็นใบสั่งซื้อ (PO) แทนสัญญาจัดซื้อจัดจ้างได้หรือไม่?
ไม่ได้ ตามระเบียบพัสดุ 2560 ข้อ 162 การทำข้อตกลงเป็นหนังสือ (ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง) กระทำได้เฉพาะวงเงินไม่เกิน 500,000 บาท หรือกรณีจำเป็นเร่งด่วนตามข้อ 79 เท่านั้น หากวงเงินเกิน 500,000 บาท ต้องจัดทำเป็นสัญญาจัดซื้อจัดจ้างตามแบบที่กำหนด

3. ผู้มีอำนาจลงนามในสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง สามารถมอบอำนาจให้ผู้อื่นลงนามแทนได้หรือไม่?
ได้ หัวหน้าหน่วยงานของรัฐสามารถทำหนังสือมอบอำนาจตามระเบียบบริหารราชการแผ่นดินหรือระเบียบของหน่วยงาน ให้ผู้ดำรงตำแหน่งรองหัวหน้าหน่วยงาน ผู้อำนวยการกอง หรือผู้ว่าราชการจังหวัด ลงนามในสัญญาจัดซื้อจัดจ้างแทนได้ โดยต้องแนบหนังสือมอบอำนาจไว้เป็นเอกสารแนบท้ายสัญญา

4. การทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ สามารถทำในรูปแบบสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ (e-Contract) ได้หรือยัง?
ปัจจุบันกรมบัญชีกลางได้พัฒนาระบบ e-GP ให้รองรับการจัดทำสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ (e-Contract) และการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) สำหรับโครงการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐแล้ว ซึ่งช่วยลดขั้นตอนกระดาษและเพิ่มความปลอดภัยทางกฎหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

5. จะเชื่อมโยงข้อมูลสัญญาจัดซื้อจัดจ้างกับการบริหารพัสดุในองค์กรได้อย่างไร?
เมื่อลงนามในสัญญาจัดซื้อจัดจ้างแล้ว ข้อมูลพัสดุและครุภัณฑ์จะถูกนำไปลงทะเบียน ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ กำหนดรหัส เลขครุภัณฑ์ 14 หลัก ติดตั้ง QR Code ครุภัณฑ์ และคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ ต่อไปผ่านระบบดิจิทัล

คุมทะเบียนครุภัณฑ์และประวัติสินทรัพย์ตามสัญญาด้วย Passadu
เมื่อตรวจรับพัสดุตามสัญญาเรียบร้อย บันทึกข้อมูลเข้า ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ พิมพ์ ใบเบิกพัสดุ และคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ อัตโนมัติตามระเบียบพัสดุ 2560 พร้อมรับการตรวจสอบจาก สตง.
ทดลองใช้งาน Passadu ฟรี 30 วัน →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 (มาตรา 93) — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 (ข้อ 161–164) — กรมบัญชีกลาง
• แบบสัญญามาตรฐานตามที่คณะกรรมการนโยบายการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐกำหนด — กรมบัญชีกลาง
• แนวทางการติดอากรแสตมป์ตราสารตามประมวลรัษฎากรสำหรับสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง — กรมสรรพากร